Reclutare gli Assistenti in anticipo
Volete iniziare a reclutare gli Assistenti, ma la pianificazione degli Eventi non è ancora pronta? Aprite il Portale assistenti con gli Eventi offline!
Reclutamento degli Assistenti
Le associazioni che organizzano regolarmente Eventi, turni di campionato o attività simili hanno il vantaggio di avere già i propri membri attivi nello strumento. È sufficiente informarli della disponibilità di nuovi Impieghi tramite «E-mail a tutti». Per le organizzazioni che organizzano un evento una tantum (o una volta all’anno), il reclutamento degli Assistenti inizia spesso molto prima dell’evento, quando la pianificazione degli Impieghi non è ancora pronta. Una cosa importante da sapere fin da subito: non è necessario avere Eventi, Turni e Impieghi nel Portale assistenti per iniziare a cercare attivamente Assistenti.
Modulo di registrazione
Per consentirvi di reclutare attivamente Assistenti mentre la pianificazione è ancora in corso, il Portale assistenti offre anche funzionalità che non richiedono Eventi, Turni o Impieghi. Una di queste è la registrazione. In «Organizzazione» – «Dati degli Assistenti» potete personalizzare il modulo di registrazione come preferite utilizzando i campi liberi. Richiedete tutte le informazioni necessarie sui potenziali Assistenti e contrassegnate come obbligatorie le opzioni importanti. Potete anche inserire domande sui Gruppi, se sapete già se e come intendete lavorare con i Gruppi. Importante: in «Organizzazione» – «Dati degli Assistenti» deve essere attivata l’opzione «Consenti nuove registrazioni».
Messaggio di benvenuto per gli Assistenti
Per far sentire accolti i potenziali Assistenti, potete scrivere un testo introduttivo per il Portale assistenti in «Organizzazione» – «Comunicazione con gli Assistenti». Ricordatevi di dare loro il benvenuto, spiegare che in questa fase la registrazione serve soltanto a manifestare il loro interesse generale per gli Impieghi e indicare il pulsante di registrazione in alto a destra. Controllate il Portale assistenti per assicurarvi che i potenziali Assistenti si sentano accolti e sappiano cosa fare. Provate anche il processo di registrazione per verificare che tutto funzioni correttamente.
Consigliamo inoltre di indicare fin da subito un indirizzo e-mail di contatto. Gli Assistenti che hanno dubbi o domande devono poter contattarvi.
Eventi offline
Per continuare a pianificare nello strumento senza interruzioni e senza ostacolare il processo di registrazione, potete semplicemente mettere offline gli Eventi. Vi consigliamo di disattivare l’opzione «Eventi inizialmente online» in «Organizzazione» – «Eventi & Impieghi». In questo modo potrete creare e modificare Eventi senza che vengano visualizzati nel Portale assistenti. Metteteli online soltanto quando sarete pronti per andare live.
Abbonamenti EXPERT: potete già gestire le Aree e assegnare loro gli Eventi! Se le Aree sono offline, anche gli Eventi assegnati non verranno visualizzati nel Portale assistenti.
Diffusione del link
Trovate il link al Portale assistenti direttamente nello strumento, in alto, alla voce «Portale assistenti». Esistono diverse opzioni per diffondere il link il più ampiamente possibile. Integrazione nel sito web: potete integrare direttamente il Portale assistenti nel vostro sito web tramite iFrame o JSON. In alternativa, potete semplicemente associare il link a un pulsante e inserirlo nel sito.
Codice QR: se utilizzate volantini, social media o manifesti per reclutare Assistenti, create semplicemente un codice QR che rimandi al Portale assistenti (ad esempio, qui) e diffondetelo attraverso il canale desiderato.
Mettere online gli Eventi
Quando la pianificazione sarà completata o sufficientemente avanzata da consentirvi di andare live, potrete contattare tutte le persone già registrate tramite «E-mail a tutti» e «Assistenti» e invitarle a scegliere i propri Impieghi. A questo punto dovranno soltanto accedere utilizzando il proprio indirizzo e-mail.
-> Importante: se il testo introduttivo del Portale assistenti è pensato per il reclutamento e non è più adatto agli Eventi online, ricordatevi di aggiornarlo prima di andare live.
Importazione degli Assistenti
Se avete già un elenco di persone che desiderano aiutarvi, oppure se intendete coinvolgere i membri della vostra associazione, vi basta caricare l’elenco tramite «Assistenti» – «Importare i dati». In questo modo avrete già degli Assistenti nel sistema, che potrete contattare direttamente tramite il Centro messaggi a partire dall’abbonamento Pro.
