Per le associazioni
Che si tratti di un campionato, dell’anniversario dell’associazione o semplicemente di tanti piccoli turni distribuiti durante l’anno, nelle associazioni c’è sempre molto da organizzare. Come rendere tutto più semplice? Con VOLAGIC!
Nelle associazioni c’è molto da organizzare: tornei, mercatini, feste di paese e altri eventi. Per molte associazioni, questo significa gestire rapidamente un gran numero di turni per volontari. Per ogni turno bisogna trovare qualcuno che se ne occupi. Purtroppo, spesso gran parte del lavoro finisce sulle spalle di poche persone. Non è solo ingiusto, ma anche poco sostenibile. Prima o poi, anche i volontari più disponibili non possono o non vogliono continuare a farsi carico di tutto.
Un approccio molto più sostenibile consiste nel distribuire il lavoro tra più persone. Quando tutti contribuiscono, il carico di lavoro per ciascuno diminuisce. Allo stesso tempo, l’impegno condiviso rafforza il senso di appartenenza all’associazione. I membri imparano a conoscersi meglio e l’associazione cresce più unita.
Per favorire una distribuzione equilibrata, puoi definire obiettivi di partecipazione per categoria di membri o per squadra. Otto ore di attività nell’associazione distribuite durante l’anno sono facilmente gestibili dalla maggior parte dei membri. È inoltre importante stabilire in anticipo cosa succede quando un membro non raggiunge il proprio obiettivo.
Come VOLAGIC supporta la tua associazione
Con VOLAGIC hai a disposizione uno strumento completo per gestire tutti i tipi di attività e turni per volontari all’interno della tua associazione. I tuoi membri possono consultare la piattaforma e scegliere autonomamente i turni più adatti. Hai sempre una panoramica completa dei turni che devono ancora essere assegnati.
Per ogni gruppo puoi definire quanti turni devono svolgere i suoi membri. Che si tratti di squadre, categorie di membri o altri criteri, puoi organizzare i gruppi come meglio si adatta alla tua associazione. Puoi vedere in qualsiasi momento quali membri non hanno ancora raggiunto il proprio obiettivo. Facoltativamente, i membri di un gruppo possono anche vedere chi ha già svolto i propri turni e chi no. In questo modo la partecipazione rimane trasparente. Alla fine dell’anno associativo o della stagione puoi esportare un report con un clic e vedere subito chi non ha raggiunto il proprio obiettivo.
Altre funzionalità utili
Date di indisponibilità
Con le date di indisponibilità puoi definire periodi durante i quali i membri di un gruppo non possono scegliere determinati turni. Questa funzione è particolarmente utile per le squadre che partecipano attivamente a un campionato. Inserendo le giornate delle partite come date di indisponibilità, puoi evitare sovrapposizioni tra turni per volontari e partite.
Assegnazione automatica dei turni
Alcune associazioni stabiliscono prima dell’inizio della stagione una scadenza entro la quale i membri devono iscriversi ai propri turni. Dopo tale data, l’associazione assegna i turni ancora disponibili ai membri. Con VOLAGIC puoi automatizzare questo processo. Per ogni evento è disponibile l’opzione «Assegna automaticamente i turni». Attivandola, VOLAGIC individua automaticamente le persone adatte al compito che hanno ancora il maggiore margine rispetto al proprio obiettivo.
I vantaggi di VOLAGIC per la tua associazione
VOLAGIC ti fa risparmiare tempo, riduce il carico di lavoro dei responsabili, conserva il know-how e facilita il passaggio delle responsabilità alle persone che subentrano. I membri dell’associazione sanno sempre quanto devono contribuire e quando. Si iscrivono autonomamente ai turni, mentre i responsabili possono vedere in qualsiasi momento chi non ha ancora raggiunto il proprio obiettivo. Niente più telefonate per rincorrere i membri. Una volta inseriti nel sistema, eventi e turni possono essere copiati e riutilizzati in qualsiasi momento. In questo modo la pianificazione per gli anni successivi si riduce al minimo. La gestione digitale dei turni per volontari che rende semplice anche il passaggio di consegne.
