Recruter des Auxiliaires à l’avance

Recrutement des Auxiliaires

Les associations qui organisent régulièrement des Evénements, des matchs de championnat ou des activités similaires ont la chance que leurs membres utilisent déjà l’outil. Il leur suffit de les informer de la disponibilité de nouvelles Missions via «E-mail à tous». Pour les organisations qui organisent une manifestation ponctuelle (ou annuelle), le recrutement des Auxiliaires commence souvent bien avant l’événement, alors que la planification des Missions n’est pas encore prête. À noter: vous n’avez pas besoin d’avoir des Evénements, des Tours et des Missions dans le Portail d'assistance pour commencer à rechercher activement des Auxiliaires.

Formulaire d’inscription

Pour vous permettre de recruter activement des Auxiliaires pendant que la planification est encore en cours, le Portail d'assistance propose également des fonctionnalités qui ne nécessitent ni Evénements, ni Tours, ni Missions. C’est notamment le cas de l’inscription. Sous «Organisation» – «Données des Auxiliaires», vous pouvez personnaliser votre formulaire d’inscription à votre guise à l’aide des champs libres. Demandez toutes les informations dont vous avez besoin concernant les Auxiliaires potentiels et rendez obligatoires les options importantes. Vous pouvez également poser des questions sur les Groupes si vous savez déjà si et comment vous souhaitez travailler avec des Groupes. Important: sous «Organisation» – «Données des Auxiliaires», l’option «Nouvelles inscriptions autorisées» doit être activée.

Message de bienvenue pour les Auxiliaires

Pour que les Auxiliaires potentiels se sentent bien accueillis, vous pouvez rédiger un texte d’introduction pour le Portail d'assistance sous «Organisation» – «Communication avec les Auxiliaires». Pensez à les accueillir, à leur expliquer que l’inscription indique simplement, dans un premier temps, leur intérêt général pour les Missions, et à leur signaler le bouton d’inscription situé en haut à droite. Prenez le temps de vérifier le Portail d'assistance afin de vous assurer que les Auxiliaires potentiels s’y sentent bien accueillis et comprennent ce qu’ils doivent faire. Testez également le processus d’inscription pour vérifier que tout fonctionne correctement.

Nous vous recommandons également d’indiquer dès le départ une adresse e-mail de contact. Les Auxiliaires qui ont des doutes ou des questions doivent pouvoir vous contacter.

Evénements hors ligne

Pour poursuivre votre planification dans l’outil sans être dérangés et sans perturber le processus d’inscription, vous pouvez simplement mettre les Evénements hors ligne. Nous vous recommandons de désactiver l’option «Evénements initialement en ligne» sous «Organisation» – «Evénements & Missions». Vous pourrez ainsi créer et modifier des Evénements sans qu’ils apparaissent dans le Portail d'assistance. Vous ne les mettrez en ligne que lorsque vous serez prêts à lancer officiellement le portail.

Abonnements EXPERT: vous pouvez également gérer les Domaines dès maintenant et leur attribuer des Evénements! Si les Domaines sont hors ligne, les Evénements qui leur sont attribués ne seront pas non plus affichés dans le Portail d'assistance.

Diffusion du lien

Vous trouverez le lien vers le Portail d'assistance directement dans l’outil, tout en haut, sous «Portail d'assistance». Il existe plusieurs façons de diffuser ce lien aussi largement que possible. Intégration sur votre site web: vous pouvez intégrer directement le Portail d'assistance à votre site web via un iFrame ou JSON. Vous pouvez également associer le lien à un bouton et placer celui-ci sur votre site web.

Code QR: si vous utilisez des flyers, les réseaux sociaux ou des affiches pour recruter des Auxiliaires, créez simplement un code QR contenant le lien vers le Portail d'assistance (par exemple, ici) et diffusez-le par le canal de votre choix.

Mise en ligne des Evénements

Dès que votre planification est terminée ou suffisamment avancée pour que vous puissiez lancer le portail, vous pouvez contacter toutes les personnes déjà inscrites via «E-mail à tous» et «Auxiliaires» et les inviter à choisir leurs Missions. Il leur suffit alors de se connecter avec leur adresse e-mail.

-> Important: si le texte d’introduction de votre Portail d'assistance est axé sur le recrutement et ne convient plus aux Evénements mis en ligne, pensez à le modifier avant le lancement.

Importation des Auxiliaires

Si vous disposez déjà d’une liste de personnes souhaitant vous aider, ou si les membres de votre association doivent participer, il vous suffit de charger cette liste via «Auxiliaires» – «Importer des données». Vous aurez ainsi déjà des Auxiliaires dans le système, que vous pourrez contacter directement via le Centre de messagerie à partir de l’abonnement Pro.