Pour les grands événements

Les grands événements ont besoin de bénévoles – les responsables des bénévoles ont besoin de VOLAGIC

De nombreux grands événements ne pourraient tout simplement pas avoir lieu sans l’engagement bénévole de nombreuses personnes. Festivals de musique, fêtes de quartier, événements culturels et bien d’autres manifestations reposent sur l’implication de leurs bénévoles. Qu’il s’agisse de grandes manifestations sportives, de festivals de musique ou de championnats internationaux, une gestion efficace des bénévoles est indispensable.

Fonctionnalités utiles

Les fonctionnalités suivantes de VOLAGIC sont particulièrement utiles pour organiser de grands événements :

Collecter les informations sur les bénévoles

Vous avez besoin de connaître la taille de t-shirt de vos bénévoles ? Vous souhaitez commander les repas et devez savoir combien de menus végétaliens prévoir ? Ou votre festival est réputé pour se dérouler sous la pluie et vous souhaitez fournir des bottes adaptées à vos bénévoles ?

Quelles que soient les informations dont vous avez besoin, VOLAGIC vous permet de collecter et de gérer les données de vos bénévoles. Vous pouvez également rendre certaines informations obligatoires.

Notes sur les bénévoles

Pour les événements qui ont lieu chaque année, il est particulièrement utile de pouvoir enregistrer des remarques sur les bénévoles. Une personne était-elle particulièrement efficace au bar ? Un bénévole est-il adapté à une tâche à responsabilités ? Quel était son niveau d’implication ?

En enregistrant ces informations dans le profil des bénévoles, vous savez exactement à qui confier quelles tâches lors de la prochaine édition.

Récompenses pour les bénévoles

Avec VOLAGIC, vous savez à tout moment combien chaque bénévole a contribué. Si vous souhaitez récompenser vos bénévoles en fonction du temps consacré, VOLAGIC vous facilite la tâche. En un clic, vous pouvez générer un rapport indiquant le nombre d’heures effectuées par chaque bénévole.

Il est également facile de suivre la contribution de plusieurs associations qui participent à votre événement avec leurs membres. Vous pouvez enregistrer les associations comme groupes et y associer leurs bénévoles. Vous voyez ainsi immédiatement combien d’heures chaque association a contribué.

Services, départements et domaines de responsabilité

Votre événement se compose de nombreux domaines différents. Restauration, infrastructure et accueil des participants n’en sont que quelques exemples. Avec VOLAGIC, vous pouvez structurer aussi bien l’administration que le portail bénévoles selon les domaines dont vous avez besoin.

Vous pouvez également attribuer des administrateurs à chaque domaine, avec un accès limité à leur périmètre de responsabilité. La charge de travail est ainsi répartie entre plusieurs personnes et l’organisation devient plus simple pour tout le monde

Les avantages pour les grands événements

Votre événement a lieu chaque année ? Parfait : copiez la planification de l’année précédente et adaptez uniquement ce qui a changé.

Vous organisez l’événement une seule fois, mais vous connaissez déjà les personnes qui en seront responsables à l’avenir ? Facilitez-leur la tâche en leur transmettant votre organisation existante.

Vous avez organisé votre événement pendant plusieurs années et souhaitez maintenant lever le pied ? Avec VOLAGIC, vous pouvez transmettre toute la gestion et la planification des bénévoles à vos successeurs avec un seul accès en ligne – et éventuellement une à deux heures de prise en main.