Pour les associations

Qu’il s’agisse d’un championnat, de l’anniversaire de l’association ou simplement de nombreux petits créneaux bénévoles répartis tout au long de l’année, les associations ont toujours beaucoup à organiser. Comment simplifier les choses ? Avec VOLAGIC !

Dans les associations, il y a beaucoup à organiser : tournois, vide-greniers, fêtes de village ou autres événements. Pour de nombreuses associations, cela représente rapidement un grand nombre de créneaux bénévoles à gérer. Chaque créneau doit être assuré par un bénévole. Malheureusement, il arrive souvent qu’une petite poignée de personnes prenne en charge la majeure partie du travail. Ce n’est ni équitable ni durable. Tôt ou tard, même les bénévoles les plus engagés ne peuvent ou ne veulent plus continuer à tout assumer.

Une approche beaucoup plus durable consiste à répartir le travail entre davantage de membres. Lorsque chacun participe, la charge de travail est moindre pour chaque personne. Cet engagement collectif renforce également l’esprit associatif. Les membres apprennent à mieux se connaître et l’association se rapproche.

Pour favoriser cette répartition, vous pouvez définir des objectifs de participation pour chaque catégorie de membres ou chaque équipe. Huit heures de bénévolat réparties sur l’année sont généralement faciles à gérer pour la plupart des membres. Il est également important de définir les mesures à prendre lorsqu’un objectif n’est pas atteint.

Comment VOLAGIC accompagne votre association

Avec VOLAGIC, vous disposez d’un outil puissant pour gérer toutes sortes de tâches et de créneaux bénévoles au sein de votre association. Vos membres peuvent consulter la plateforme et choisir eux-mêmes les créneaux qui leur conviennent. Vous gardez à tout moment une vue d’ensemble complète des créneaux bénévoles qui doivent encore être attribués.

Pour chaque groupe, vous pouvez définir le nombre de créneaux que ses membres doivent effectuer. Équipes, catégories de membres ou autres critères : vous configurez les groupes selon les besoins de votre association. Vous voyez à tout moment quels membres n’ont pas encore atteint leur objectif. En option, les membres d’un groupe peuvent également voir qui a effectué ses créneaux et qui ne l’a pas encore fait. La participation reste ainsi transparente. À la fin de l’année associative ou de la saison, vous pouvez exporter un rapport en un clic et voir immédiatement qui n’a pas atteint son objectif.

Autres fonctionnalités utiles

Dates d’indisponibilité

Les dates d’indisponibilité permettent de définir des périodes pendant lesquelles les membres d’un groupe ne peuvent pas s’inscrire à des créneaux. Cette fonction est particulièrement utile pour les équipes actives qui participent elles-mêmes à un championnat. En enregistrant leurs jours de match comme dates d’indisponibilité, vous évitez les conflits entre les créneaux bénévoles et les matchs.

Attribution automatique des créneaux

Certaines associations fixent avant le début de la saison une date limite à laquelle les membres doivent s’inscrire à leurs créneaux bénévoles. Une fois cette date passée, l’association attribue les créneaux encore disponibles aux membres. Avec VOLAGIC, cette attribution peut être automatisée. Pour chaque événement, l’option « Attribuer automatiquement les créneaux » permet à VOLAGIC d’identifier les personnes adaptées à la tâche et qui sont encore le plus loin de leur objectif.

Les avantages de VOLAGIC pour votre association

VOLAGIC vous fait gagner du temps, réduit la charge de travail des responsables, préserve le savoir-faire et facilite ainsi la transmission des responsabilités aux nouveaux responsables de l’association. Les membres savent toujours combien de temps ils doivent consacrer au bénévolat et quand. Ils s’inscrivent eux-mêmes aux créneaux, tandis que les responsables voient à tout moment qui n’a pas encore atteint son objectif. Fini le temps passé à relancer les membres par téléphone. Une fois les événements et les créneaux enregistrés dans le système, ils peuvent être copiés et réutilisés à tout moment. La planification des années suivantes est ainsi réduite au minimum. Une gestion numérique des bénévoles qui facilite aussi la tâche de ceux qui reprendront vos responsabilités.