Aperçu des fonctionnalités
Gestion des bénévoles
VOLAGIC vous offre une gestion des bénévoles simple et claire.
Vue d’ensemble des bénévoles
Retrouvez tous vos bénévoles et leurs principales informations en un coup d’œil. La recherche et les différents filtres vous permettent de trouver rapidement les personnes ou les groupes dont vous avez besoin.
Importation des bénévoles
VOLAGIC est conçu pour que les bénévoles puissent s’inscrire eux-mêmes et choisir leurs créneaux. Vous pouvez également importer facilement une liste de membres.
Modifier, bloquer, supprimer
Une information a changé ? Vous souhaitez empêcher une personne de s’inscrire à vos créneaux ? Certains bénévoles sont inactifs ? Vous gardez le contrôle à tout moment.
Historique des bénévoles
Qui a choisi quel créneau et quand ? Qui a modifié une information ? Chaque bénévole dispose de son propre historique d’activité.
Formulaire d’inscription
Vous pouvez définir librement les informations que les bénévoles doivent fournir lors de leur inscription.
Intégration à votre propre site web
Les créneaux que vous proposez peuvent être intégrés directement à votre site web. Ainsi, personne n’a besoin de retenir une URL supplémentaire.
iFrame
Intégrez le portail bénévoles dans une zone définie de votre site web. Les bénévoles peuvent alors s’inscrire directement depuis votre site.
JSON
Si vous disposez de compétences techniques, vous pouvez également intégrer les créneaux à votre site via JSON et les afficher exactement comme vous le souhaitez.
Gestion des groupes
Vos bénévoles peuvent être répartis en différents groupes, avec de nombreux cas d’utilisation possibles.
Association
Si votre association compte plusieurs équipes ou différentes catégories de membres, vous pouvez les enregistrer comme groupes dans VOLAGIC. Vous voyez ainsi à tout moment la contribution de chaque groupe et pouvez attribuer certains événements à des groupes spécifiques.
Fête de village
Vous organisez une fête dans votre commune à laquelle participent plusieurs associations ? Enregistrez chaque association comme groupe afin de savoir à tout moment quelle association a fourni quelle contribution.
Événement avec uniquement des bénévoles
Même lorsqu’un événement repose entièrement sur des bénévoles, les groupes peuvent être utiles. Ils permettent notamment de limiter l’accès à certaines tâches – par exemple, empêcher les mineurs de s’inscrire à des créneaux au bar.
Toutes les fonctionnalités de gestion des groupes
Contrôles et restrictions
VOLAGIC offre plusieurs possibilités pour contrôler qui peut choisir quels créneaux et à quel moment. Vous pouvez ainsi laisser les bénévoles choisir eux-mêmes leurs créneaux tout en gardant le contrôle.
Tâches
Une tâche correspond à l’activité réellement effectuée pendant un créneau. Vous pouvez limiter l’accès à certaines tâches selon les groupes afin que seules les personnes autorisées puissent s’y inscrire.
Vous pouvez également attribuer une valeur aux tâches. Si vous demandez aux bénévoles d’effectuer un certain nombre d’heures, vous pouvez attribuer une valeur plus élevée aux tâches particulièrement importantes ou moins populaires. Elles deviennent ainsi plus attractives pour les bénévoles.
Groupes
Une fois vos groupes configurés, vous pouvez les rendre responsables de certains événements. Les bénévoles appartenant à ces groupes voient ces événements en priorité, ce qui permet de remplir les créneaux plus rapidement.
Un nombre illimité d’administrateurs – avec des droits personnalisés
Différentes personnes sont souvent responsables de différents événements. VOLAGIC permet de gérer cela facilement.
Administrateurs avec accès complet
Créez un compte pour chaque personne ayant besoin d’un accès complet. Vous pouvez créer autant de comptes administrateurs que nécessaire et les utiliser simultanément.
Administrateurs en lecture seule
Vous souhaitez donner accès à une personne sans lui permettre de modifier quoi que ce soit ? Les administrateurs en lecture seule peuvent consulter toutes les informations, mais ne peuvent rien modifier.
Administrateurs avec accès restreint
Si différentes personnes doivent gérer différents événements, vous pouvez créer des espaces distincts et attribuer les administrateurs aux espaces correspondants. Ils disposent d’un accès complet à leur espace, mais ne peuvent rien modifier ailleurs.
Notifications
Vous pouvez définir différentes options de notification pour chaque compte administrateur. Vous souhaitez être informé lorsqu’une personne s’inscrit ou libère un créneau ? Il suffit d’activer la notification correspondante.
Attribution des créneaux
En libre-service
VOLAGIC est conçu pour permettre aux bénévoles de choisir eux-mêmes leurs créneaux. Ils ne s’inscrivent ainsi que sur des créneaux qu’ils sont réellement en mesure d’assurer. Le grand avantage : les responsables n’ont plus à gérer les attributions, les changements et les annulations.
Manuelle
Dans certaines situations, une attribution manuelle est nécessaire, par exemple pour certaines tâches ou pour des événements dont les bénévoles doivent être désignés à l’avance. VOLAGIC permet également de gérer cela facilement.
Automatisée
Certains bénévoles ne se sont pas inscrits avant la date limite et n’ont pas encore atteint le nombre d’heures prévu ? Plutôt que de leur attribuer les créneaux un par un, vous pouvez automatiser l’attribution en un clic.
Communication
La communication avec vos bénévoles est essentielle à une planification réussie. C’est pourquoi VOLAGIC propose plusieurs moyens de communiquer.
Automatique
Lorsqu’un bénévole choisit un créneau, une confirmation contenant toutes les informations importantes lui est automatiquement envoyée. Peu avant l’événement, les mêmes informations sont envoyées à nouveau sous forme de rappel. Différentes notifications peuvent également être activées pour les administrateurs, et même le responsable du lieu peut être informé qu’un événement est prévu prochainement.
Manuelle
Vous souhaitez informer tout le monde qu’il reste encore des créneaux disponibles ? Ou prévenir les bénévoles d’un événement que de la crème solaire sera à disposition ? Aucun problème. Grâce à notre centre de messagerie, vous pouvez envoyer des messages ciblés aux différents groupes de destinataires.
Passive
Des informations peuvent être ajoutées à différents endroits dans l’outil et être affichées aux bénévoles au moment opportun. Vous vous assurez ainsi que toutes les informations importantes parviennent aux bonnes personnes.
