Auxiliaires

Accès facile

Tes assistants ont facilement accès à la plateforme. Si tu le souhaites, la plateforme peut toutefois être sécurisée par un mot de passe.

Prise en charge autonome

Les auxiliaires choisissent eux-mêmes les missions qu'ils souhaitent accomplir. Si les auxiliaires peuvent choisir quand ils veulent aider, avec qui et dans quel domaine, ils seront beaucoup plus réceptifs que si tu les répartis toi-même.

E-mail de rappel

Les auxiliaires recevront un e-mail de rappel quelques jours avant l'événement.

Identification

Les auxiliaires sont identifiés à l'aide de leur adresse e-mail. Il est possible d'enregistrer plusieurs auxiliaires dans un même e-mail.

Père & mère E-mail

Les enfants ont la possibilité d'indiquer l'adresse e-mail de leur père et de leur mère. Ceux-ci seront ainsi également informés des interventions.

Organisation

Importation facile

Tu peux facilement importer des auxiliaires à partir d'un fichier Excel ou via une interface. Pour Webling, l'importation via l'interface est disponible. Si tu utilises Fairgate ou Clubdesk, tu peux simplement créer une exportation et importer les membres de ton association dans VOLAGIC.

Protection par mot de passe

Tu peux facilement protéger l'accès à l'application à l'aide d'un mot de passe.

Missions ouvertes vs crédits

Si tu donnes à tes auxiliaires une indication quant à l'aide qu'ils doivent t'apporter (définir une valeur cible), tu peux contrôler précisément dans VOLAGIC si les interventions en cours de l'association sont supérieures aux interventions que vos membres doivent encore effectuer.

Groupes

Tu peux répartir tes auxiliaires en groupes. Les groupes peuvent être des équipes ou être constitués selon d'autres critères.

Déterminer la valeur cible

Vous pouvez attribuer une valeur cible à chaque groupe. La valeur cible détermine le niveau d'aide que les auxiliaires doivent vous apporter. Vous pouvez définir des valeurs cibles individuelles pour chaque groupe ou même pour chaque auxiliaire. Vous pouvez vérifier si chaque auxiliaire a déjà atteint sa valeur cible.

Répartition des fonctions

Vous pouvez déterminer les fonctions attribuées à chaque groupe. Vous pouvez ainsi empêcher les groupes composés de jeunes membres de travailler au bar.

Dates bloquées

Pour chaque groupe, vous pouvez définir les dates auxquelles ce groupe ne peut pas effectuer de missions. Si vos groupes sont par exemple des équipes, vous pouvez ajouter les matchs de chaque équipe comme dates bloquées. Vous évitez ainsi qu'un groupe accepte des missions un jour où il est lui-même en mission.

Fonctions

Les fonctions sont des rôles d'aide spécifiques (par exemple, employé de cafétéria, chronométreur, arbitre). Elles décrivent les tâches que les auxiliaires doivent accomplir.

Crédit individuel

Tu peux déterminer le montant de la rémunération pour chaque fonction. Tu peux ainsi définir de meilleures rémunérations pour les fonctions peu attrayantes.

Type de rémunération

Tu peux décider si la rémunération sera versée par mission ou par heure travaillée.

Définition des responsables

Pour les rôles, tu peux déterminer si un auxiliaire est responsable de l'ensemble de la mission. Ils sont désignés comme personnes de contact auprès des autres auxiliaires.

Événements

Gérer les événements

Une mission est toujours associée à un événement.

Missions vacants en un coup d'œil

Vous voyez toujours immédiatement combien de missions sont encore disponibles pour chaque événement.

Désignation d'un responsable

Vous pouvez déterminer si quelqu'un est responsable de l'événement et, si oui, qui.

Répartir automatiquement les missions

Vous pouvez attribuer automatiquement les missions en cours aux auxiliaires qui n'ont pas encore atteint leur objectif. Le système vérifie automatiquement que le groupe correspond à la fonction et qu'aucun membre ayant saisi une date bloqueé ce jour-là n'est sélectionné.

Tableau des horaires

Vous pouvez imprimer ou télécharger au format PDF le tableau des horaires pour chaque événement.

Lieux

Créer des lieux

Tu peux gérer différents lieux où se déroulent tes événements. Enregistre l'adresse exacte ou un lien Google Map.

Notifications pour les responsables

Assure-toi que les responsables (par exemple, l'équipe d'évaluation de la maison) soient toujours informés de tes événements. Indique les adresses e-mail des personnes qui doivent être informées dans les lieux. Ces personnes recevront ainsi des e-mails de rappel contenant toutes les données relatives à la mission et les coordonnées complètes des auxiliaires responsables.

Rapports

Divers rapports sont à ta disposition. Qui aide dans quels groupes et dans quelle mesure? Aperçu de tous les auxiliaires? Quels auxiliaires n'ont pas atteint leur objectif? Quelles missions sont encore disponibles pour les événements? Quel événement nécessite combien des auxiliaires? En bref: tu peux exporter pratiquement toutes les données dans Excel selon tes besoins.

Contrôle

Pour chaque mission, tu peux indiquer si elle a été effectuée correctement. Ce n'est que si tout est en ordre que la valeur de la mission sera créditée à l'auxiliaire.