Un evento è una manifestazione in un determinato giorno per la quale cerchi assistenti. Ogni evento ha un nome, una data e un orario. Inoltre, puoi indicare il luogo in cui si svolge l’evento. Con un commento puoi descrivere brevemente l’evento.

Con i turni puoi suddividere gli eventi in modo logico. Ogni turno ha un proprio orario e può essere associato a un luogo. L’utilizzo dei turni è utile in tutti gli eventi, soprattutto in quelli più grandi, per strutturarli meglio. Questa struttura aggiuntiva è visibile e di supporto sia per gli amministratori che per tutti gli assistenti.

Attenzione: non confondere i turni con gli impieghi degli assistenti. In VOLAGIC, gli impieghi rappresentano i compiti assegnati agli assistenti.

Per ogni giorno di evento puoi aggiungere un numero illimitato di turni.

Ogni persona che si assume un impiego con un compito di responsabilità diventa automaticamente responsabile. Questa persona riceve informazioni aggiuntive su tutti gli assistenti del turno.

Nel commento dell’evento puoi inserire tutte le informazioni rilevanti che riguardano tutti gli assistenti di un evento. Lo stesso vale per il commento del turno: qui puoi registrare le informazioni specifiche relative a un turno.

Non esiste un limite al numero di impieghi che possono essere aggiunti a un evento. Tuttavia, è sempre utile suddividere gli eventi in turni se gli impieghi vengono svolti in momenti diversi o se le attività possono essere raggruppate.

L’orario dell’impiego viene generalmente ripreso dall’orario dell’evento o del turno corrispondente. Tuttavia, ci possono essere eccezioni: i compiti possono essere definiti con orari di inizio e fine diversi, che verranno presi in considerazione di conseguenza. Inoltre, per ogni impiego è possibile impostare un orario di inizio e fine personalizzato. Questo può essere fatto direttamente durante l’aggiunta degli impieghi o nei dettagli di ciascun impiego.

Tutti gli assistenti possono registrarsi autonomamente per gli impieghi tramite il portale degli assistenti oppure possono essere assegnati dagli amministratori. Per assegnare una persona a un impiego, è necessario modificare l’impiego corrispondente e selezionare la persona dall’elenco di tutti gli assistenti disponibili.

Se una persona registrata non può svolgere un impiego, ci sono due possibilità: Gli amministratori possono modificare l’impiego e assegnare una nuova persona oppure liberare nuovamente l’impiego. In questo modo, un’altra persona potrà assumersi volontariamente l’impiego.

È molto semplice: se ci sono troppi impieghi, puoi eliminarli oppure aggiungerne di nuovi. Puoi aggiungere più impieghi contemporaneamente o solo un singolo impiego.

Non esistono modelli predefiniti, ma ogni evento può essere copiato e utilizzato come modello. Durante la copia, gli amministratori possono decidere se includere anche i commenti o meno.

Sì, ogni turno all’interno di un evento può essere copiato. In questo modo è possibile strutturare rapidamente un evento. Tuttavia, è importante notare che, durante la copia, gli impieghi già assegnati nel turno originale risulteranno completamente liberi nel nuovo turno.

Sì, per ogni evento e turno è possibile esportare un piano degli impieghi chiaro in formato PDF. Inoltre, è possibile riunire più eventi in un unico piano degli impieghi.

Sì, gli eventi hanno uno stato online/offline. Gli amministratori possono decidere quali eventi devono essere visibili nel portale degli assistenti e quali no. Nelle impostazioni dell’organizzazione è possibile definire se gli eventi devono essere automaticamente online o offline al momento della creazione. Lo stato di un evento può essere modificato facilmente nella panoramica degli eventi.