Importare gli Assistenti
L’importazione degli Assistenti vi consente di importare direttamente l’elenco dei membri con tutte le informazioni necessarie.
Il processo di importazione comprende diversi passaggi che vi guideranno durante l’intera procedura. Potete importare qualsiasi file Excel che soddisfi i seguenti requisiti:
- 1ª riga = intestazioni
- Almeno 3 colonne (cognome, nome, indirizzo e-mail)
- Almeno 1 riga di dati
Potete importare tutti i dati degli Assistenti di cui avete bisogno. È importante creare in anticipo i campi aggiuntivi necessari in «Organizzazione» – «Dati degli Assistenti». Se i campi aggiuntivi non esistono, non sarà possibile assegnare loro alcun dato.
Selezionare il file
Per prima cosa, selezionate il file da importare in «Importa dati» e fate clic su «Avanti». Se il file non soddisfa i requisiti per l’importazione, verrà visualizzato un messaggio di errore.
Assegnare i campi
Nel passaggio successivo potete assegnare i campi. Le colonne del file Excel vengono associate ai campi corrispondenti in VOLAGIC. Importante: i campi in VOLAGIC devono essere creati PRIMA dell’importazione – non è possibile importare direttamente i campi. Se avete molti campi da assegnare, in fondo trovate una barra di scorrimento che vi consente di scorrere verso destra.
Importante: se il file di importazione contiene associazioni, sezioni, squadre o Gruppi, potete importarli direttamente. È sufficiente associare la colonna corrispondente al campo «Gruppo» in VOLAGIC.
Selezionare i Gruppi
Nel passaggio successivo, se avete assegnato il campo «Gruppi», vi verrà chiesto di indicare come devono essere gestite le diverse voci:
- Assegnare a un Gruppo esistente – le persone associate al nome del Gruppo corrispondente vengono assegnate a un Gruppo esistente da voi selezionato.
- Nuovo Gruppo – se non esiste un Gruppo corrispondente al nome indicato, l’importazione può creare un nuovo Gruppo e assegnarvi automaticamente le persone.
- Ignorare il Gruppo – questo nome di Gruppo non viene considerato durante l’importazione. Le persone che hanno questo nome di Gruppo nella propria riga vengono importate senza essere assegnate a un Gruppo.
Verificare
Dopo l’assegnazione dei Gruppi, viene visualizzata l’importazione preparata in modo che possiate verificarla. Se tutto è corretto, potete avviare l’importazione.
Eseguire l’importazione
Quando avviate l’importazione, che può richiedere qualche istante, viene visualizzato lo stato dell’importazione. Potete vedere quanti Gruppi e quanti Assistenti sono stati importati. Viene inoltre indicato quante righe non contenevano alcun indirizzo e-mail o contenevano un indirizzo e-mail non valido. Vengono visualizzati direttamente anche eventuali duplicati.
Importazione come «aggiornamento»
L’importazione non sovrascrive i campi dati esistenti, a meno che il file di importazione non contenga informazioni diverse. Inoltre, non crea duplicati, ma verifica i dati esistenti e li modifica se necessario. In questo modo potete aggiornare i dati dei vostri membri, comprese le assegnazioni ai Gruppi, tramite un’importazione.
