Amministratore del team
Gli Amministratori del team sono Assistenti che possono assumere e assegnare Impieghi per un intero team. Possono inoltre gestire autonomamente il proprio team.
Amministratori del team?
La funzione Amministratore del team è stata sviluppata per ridurre il carico di lavoro degli amministratori dell’organizzazione. Se Gruppi, associazioni o organizzazioni esterne mettono a disposizione degli Assistenti, la responsabilità dei loro Impieghi può essere delegata agli Amministratori del team. Questi possono assumere più Impieghi contemporaneamente e assegnare gli Assistenti in un secondo momento.
Attivazione
In quanto funzione Expert, la modalità Amministratore del team deve prima essere attivata. Potete farlo in «Organizzazione» - «Eventi & Impieghi». Selezionate «Amministratori del team tramite amministrazione». Subito sotto potete definire se gli Amministratori del team possono restituire i propri Impieghi e, in caso affermativo, fino a quando.
Nominare gli Amministratori del team
Gli Amministratori del team vengono sempre nominati dagli amministratori. Accedete alla panoramica degli Assistenti e cercate la persona desiderata. Sulla destra trovate un menu con tre puntini, dal quale potete modificare lo stato dell’Assistente. Selezionate «Amministratore del team» e salvate.
E-mail di promemoria per i membri del team
Gli Assistenti del team NON ricevono un’e-mail di conferma automatica quando vengono assegnati. Potete tuttavia decidere se devono ricevere l’e-mail di promemoria. Questa opzione deve essere attivata in «Organizzazione» - «Comunicazione con gli Assistenti».
Possibilità degli Amministratori del team (Portale assistenti)
Gli Amministratori del team dispongono di opzioni diverse rispetto agli Assistenti normali nel Portale assistenti. Di norma, per gli Impieghi disponibili viene visualizzato il numero di persone richieste. Per gli Amministratori del team, questa indicazione viene sostituita da un campo di inserimento precompilato con il numero di persone richieste per ciascun Compito. Possono quindi indicare quanti Impieghi di quel Compito desiderano assumere. Gli Amministratori del team possono così assumere contemporaneamente più Impieghi per ogni Turno/Evento.
Gli Impieghi assunti vengono visualizzati nella navigazione a sinistra sotto «Impieghi del team». Da qui è possibile assegnare i singoli Impieghi agli Assistenti del team. Fate clic sul pulsante «Assegna Assistente del team» per aprire un menu a discesa con le persone disponibili. Per ogni persona viene inoltre indicato se ha già un altro Impiego nello stesso momento, consentendo così di evitare le «doppie prenotazioni».
Prima di poter essere assegnati agli Impieghi, gli Assistenti del team devono essere aggiunti in «Il mio team». Sono disponibili due opzioni:
- aggiunta manuale
- importazione tramite il modello di importazione
I nuovi Assistenti del team vengono aggiunti automaticamente al team. Quelli che sono già registrati come Assistenti presso la vostra organizzazione ricevono un’e-mail tramite la quale devono confermare l’assegnazione al team.
Gli Impieghi assunti e assegnati dall’Amministratore del team vengono SEMPRE accreditati all’Amministratore del team, indipendentemente dall’Assistente assegnato. In questo modo è possibile garantire che tutte le ore vengano contabilizzate correttamente.
Assistenti del team
Non appena gli Assistenti del team vengono aggiunti dall’Amministratore del team, vengono visualizzati anche nella panoramica degli Assistenti nell’amministrazione. Possono inoltre accedere come Assistenti «normali» e assumere autonomamente degli Impieghi. Gli Impieghi che assumono autonomamente vengono accreditati direttamente a loro. Sono quindi Assistenti del team solo quando vengono assegnati dall’Amministratore del team. Di conseguenza, anche gli Assistenti che hanno dovuto confermare via e-mail l’assegnazione al team possono continuare ad assumere autonomamente Impieghi per sé come in precedenza.
Possibilità nell’amministrazione
In qualità di amministratori, potete anche assegnare manualmente gli Amministratori del team. Nella finestra di modifica dell’Impiego, selezionate «Aggiungi Amministratore del team». Potete quindi scegliere dal menu a discesa l’Amministratore del team a cui desiderate assegnare l’Impiego. Potete anche assegnare direttamente uno dei membri del team aggiunti dall’Amministratore del team. In caso di assegnazione manuale da parte degli amministratori, potete scegliere se informare o meno l’Amministratore del team dell’assegnazione, come per gli Assistenti «normali».
Revocare lo stato di Amministratore del team
Se desiderate trasformare nuovamente un Amministratore del team in un Assistente normale, seguite la stessa procedura utilizzata per nominarlo Amministratore del team. Se l’Amministratore del team ha ancora degli Impieghi prenotati, potete scegliere se liberarli oppure trasferirli direttamente agli Assistenti assegnati.
Riconoscere gli Amministratori del team
Gli Amministratori del team sono contrassegnati da un’icona nella panoramica degli Assistenti. Questa icona viene visualizzata anche per gli Impieghi assunti dall’Amministratore del team, in modo da riconoscere immediatamente che l’Impiego è stato assunto da un Amministratore del team.
