Consigli e trucchi
Qui trovate alcuni consigli utili su come lavorare con VOLAGIC e sfruttarlo al meglio.
Utilizzare le emoji
Le emoji fanno ormai parte della nostra vita quotidiana e sono costantemente presenti nelle e-mail, nei messaggi sui dispositivi mobili e nella pubblicità. Per rendere più accattivanti i nomi dei vostri Compiti, Gruppi ed Eventi nel Portale assistenti, potete facilmente abbinarli alle emoji. Ecco alcuni aspetti da tenere presenti:
- Utilizzate le emoji solo come complemento al testo. La descrizione chiara deve sempre essere fornita dal testo.
- Idealmente, utilizzate una sola emoji per Compito / Evento / Gruppo.
- Utilizzate esclusivamente emoji UTF-8.
Per garantire che le emoji vengano visualizzate correttamente su tutti i sistemi, vi chiediamo di utilizzare esclusivamente emoji UTF-8. Potete trovare facilmente una panoramica delle emoji disponibili tramite un motore di ricerca. Potete quindi copiare le icone e inserirle direttamente in VOLAGIC.
Indirizzi e-mail con il segno più
Può capitare di dover aggiungere a VOLAGIC persone che non dispongono di un proprio indirizzo e-mail. Può trattarsi, ad esempio, di un membro onorario che svolge ancora occasionalmente degli Impieghi per l’associazione oppure delle ragazze dell’U11 che gestiscono il chiosco durante una partita casalinga della squadra femminile.
Esistono diversi modi per aggiungere queste persone al sistema. Il nostro consiglio: gli indirizzi con il segno più!
Cosa sono gli indirizzi con il segno più?
Se la vostra associazione dispone di un indirizzo e-mail generale, potete utilizzarlo per aggiungere altre persone. Ad esempio: info@vostraassociazione.ch. Aggiungendo un «+» e un elemento a vostra scelta dopo «info», potete creare dei «nuovi» indirizzi e-mail.
info+stefan@[vostroindirizzoemail].ch
info+susi@[vostroindirizzoemail].ch
info+melanie@[vostroindirizzoemail].ch
Tutte queste e-mail vengono recapitate a info@[vostroindirizzoemail].ch! Potete quindi creare tutti gli indirizzi che desiderate partendo da un unico indirizzo e-mail. Questo offre diversi vantaggi. Se aggiungete più persone utilizzando lo stesso indirizzo e-mail, al momento dell’accesso al Portale assistenti verranno visualizzate tutte come opzioni. Con gli indirizzi con il segno più questo problema non si presenta, perché ogni persona dispone dei propri dati di accesso. Nell’esempio sopra, Stefan, Susi e Melanie hanno quindi ciascuno un proprio login. Le e-mail di conferma e di promemoria vengono tuttavia inviate tutte allo stesso indirizzo: info@[vostroindirizzoemail].ch. Potete configurare la vostra casella di posta in modo che questi messaggi vengano archiviati in cartelle diverse in base all’elemento aggiunto dopo il «+».
Attenzione
Gli indirizzi con il segno più sono supportati da molti provider di posta elettronica, ma non da tutti. Potete verificare facilmente se il vostro provider li supporta inviandovi un’e-mail a un indirizzo con il segno più. Se l’e-mail arriva, la funzione è supportata.
Potete trovare un articolo dettagliato sull’argomento su Cyon.
Donazioni di torte
Spesso le torte vendute durante la vostra manifestazione vengono preparate e donate da membri o persone vicine alla vostra organizzazione. Per permettervi di gestire anche queste donazioni tramite VOLAGIC, vi proponiamo qui una possibile procedura.
1. Compito
Per prima cosa, create un Compito per la donazione di torte. Vi consigliamo di definire il Valore del Compito in modo che il valore desiderato venga conteggiato per Impiego. Se le torte vengono donate senza alcuna contropartita, potete anche impostare il Valore del Compito su «0».
2. Evento / Turno
Se avete già un Evento adatto alle donazioni di torte sia per tema sia per tempistica, vi consigliamo di creare un Turno aggiuntivo. Potete programmarlo per l’orario in cui le torte devono essere consegnate.
- Orario di consegna preciso: potete creare un Turno con durata «0». A tale scopo, inserite in «a» lo stesso orario indicato in «da».
- Fascia oraria di consegna definita: se le torte devono essere consegnate tra le 09:00 e le 12:00, impostate di conseguenza la durata del Turno.
Potete anche creare un Evento separato per le donazioni di torte. Se avete bisogno delle torte in un solo giorno, a un orario preciso o durante una determinata fascia oraria, potete utilizzare un Evento senza Turni. Se avete diverse «fasce orarie di consegna», create un Evento con Turni. A partire dall’abbonamento Pro, potete inoltre distribuire le consegne su più giorni.
Potete utilizzare i campi delle note nell’Evento o nel Turno per fornire informazioni più precise, ad esempio: «Consegnate le torte tra le 09:00 e le 12:00». Potete anche creare un Luogo e assegnarlo al Turno, in modo che gli Assistenti vedano subito dove devono consegnare le torte.
3. Impieghi
Se sapete già quante torte vi servono, create il numero corrispondente di Impieghi con il Compito «Donazione di torte». Se desiderate lasciare aperto il numero di torte, create semplicemente un numero elevato di Impieghi.
IMPORTANTE: anche gli Impieghi relativi alle donazioni di torte vengono inclusi nelle statistiche e possono alterare i risultati!
4. Informazioni sulle torte (se necessario)
Per sapere quali torte verranno portate, dovrete utilizzare una soluzione alternativa.
- Create un documento pubblico online, ad esempio con Google Sheets o Google Docs.
- Inviate un’e-mail agli Assistenti dell’Evento o del Turno interessato (il Turno in cui avete pubblicato le donazioni di torte) e inserite il link al vostro documento pubblico.
- Chiedete agli Assistenti di indicare nel documento quale torta porteranno.
In questo modo potete organizzare le donazioni e sapere anche quali torte verranno portate.
Opzionale: definire le torte
Se sapete esattamente quali torte vi servono, potete creare i Compiti corrispondenti. L’elenco dei Compiti sarà più lungo, ma potrete indicare con precisione agli Assistenti ciò di cui avete bisogno.
