Portale assistenti

Il Portale assistenti è il luogo in cui i tuoi Assistenti possono trovare e assumere Impieghi.

Il link al Portale assistenti si trova nella parte superiore dell’area di amministrazione, accanto al nome della vostra organizzazione. Facendo clic su «Portale assistenti», il link si apre in una nuova finestra. Il link è strutturato come segue:

portal.helfereinsatz.ch/nome-della-vostra-organizzazione

Puoi personalizzare il link al Portale assistenti nelle impostazioni della tua organizzazione.

Eventi & Impieghi

Quando gli Assistenti accedono al Portale assistenti, vengono visualizzati tutti gli Eventi online. Possono inoltre vedere quante persone sono ancora necessarie per ciascun Compito (numero di Impieghi disponibili).

Vista degli Eventi

Potete configurare la visualizzazione di Eventi & Impieghi in base alle vostre esigenze:

• visualizzare il nome dell’Evento e tutti i Compiti per i quali sono necessari Assistenti negli Eventi & Turni, oppure
• visualizzare nella panoramica solo il nome dell’Evento e il numero di persone necessarie

La vista compatta degli Eventi è particolarmente utile quando sono presenti molte giornate di Evento con numerosi Compiti diversi. In questo modo, l’elenco risulta più chiaro. Gli Assistenti selezionano innanzitutto un Evento in base al nome e alla data e scelgono poi il Compito desiderato nella vista dettagliata. Potete configurare questa visualizzazione nelle impostazioni della vostra organizzazione alla voce «Eventi & Impieghi».

Ricerca & filtri

Grazie alla ricerca e ai filtri, gli Assistenti possono trovare più rapidamente i Compiti, i Luoghi o le date desiderati e accedere facilmente alla vista dettagliata.

Dettagli dell’Evento

La vista dettagliata dell’Evento mostra tutti i Compiti e gli Impieghi di un Evento. Un Evento può essere suddiviso in Turni e contenere le seguenti informazioni:

• Nome dell’Evento, data, ora, nota relativa all’Evento
• Nome del Turno, data, ora, nota relativa al Turno
• Tutti gli Impieghi disponibili. Il link «Visualizza» consente agli Assistenti di accedere ai dettagli dell’Impiego e di assumerlo.
• Impieghi assegnati (in base alle impostazioni di visualizzazione dei nomi degli Assistenti)

Dettagli dell’Impiego

La vista dettagliata del Compito mostra tutte le informazioni rilevanti relative al Compito. Queste includono:

• Nome del Compito
• Data & ora
• Luogo
• Note relative al Compito. Le descrizioni possono essere inserite in generale nel Compito oppure specificamente in un singolo Impiego, se sono necessarie indicazioni particolari per quell’Impiego.
• Requisiti del Compito
• Responsabilità (sì / no)
• Informazioni (PDF)

Assumere un Impiego

Accesso / registrazione

Per assumere Impieghi, gli Assistenti devono prima registrarsi. Per impostazione predefinita sono sufficienti un indirizzo e-mail, il cognome e il nome. Ogni organizzazione può inoltre creare campi aggiuntivi per richiedere ulteriori informazioni agli Assistenti durante la registrazione. Per accedere è sufficiente l’indirizzo e-mail, a meno che gli Assistenti non impostino una propria password o l’organizzazione non richieda l’uso di una password a tutti gli Assistenti.

Assumere un Impiego

Gli Assistenti possono assumere Impieghi facendo clic sul pulsante «Assumi Impiego». Se non hanno effettuato l’accesso, viene visualizzato in alto un avviso rosso («Attenzione: accedi o registrati per assumere questo Impiego!»).

Double opt-in

Potete decidere se un Impiego viene considerato assunto direttamente dopo l’accesso oppure se gli Assistenti devono confermarlo nuovamente. A tale scopo ricevono un link di conferma via e-mail (double opt-in).

Avvisi

In alcuni casi, agli Assistenti viene mostrato un avviso prima di assumere un Impiego. Ciò può accadere quando:

• Hanno già assunto un altro Impiego che si svolge nello stesso momento.
• L’Impiego può essere restituito fino a X giorno/i prima dell’Evento (configurabile nelle impostazioni dell’organizzazione).
• L’Impiego non può più essere restituito.
• La persona è responsabile di questo Compito.
• L’Impiego non corrisponde al Gruppo dell’Assistente.

Conferma & promemoria dell’Impiego

Dopo aver assunto un Impiego, gli Assistenti ricevono un’e-mail di conferma contenente tutte le informazioni rilevanti relative all’Impiego. Ricevono inoltre un promemoria X giorni prima del rispettivo Impiego. Alla voce «Organizzazione» – «Comunicazione con gli Assistenti» potete definire testi personalizzati per le notifiche relative agli Impieghi e stabilire quando inviarle.

Impossibile assumere un Impiego

Se avete limitato l’assegnazione di determinati Compiti, gli Assistenti appartenenti ad altri Gruppi non possono assumere questi Impieghi. Normalmente questi Impieghi non vengono visualizzati, a meno che non passino alla scheda «Tutti gli Impieghi». Qui sono visibili, ma non possono essere assunti. Un messaggio indica che l’Impiego può essere assunto solo da Assistenti appartenenti a determinati Gruppi.

Se per un Compito avete disattivato l’opzione «Gli Assistenti possono iscriversi autonomamente a questo Compito», il Compito può comunque essere trovato nel Portale assistenti come descritto sopra. Viene tuttavia visualizzato un messaggio che invita gli Assistenti a contattare i responsabili se desiderano assumere il Compito. In questo caso vengono indicati i responsabili registrati. 

Restituire un Impiego

Potete decidere se gli Assistenti possono o meno restituire un Impiego già assunto. Alla voce «Organizzazione – Eventi & Impieghi» sono disponibili due opzioni:

• non è possibile restituire un Impiego
• un Impiego può essere restituito fino a X giorni prima dell’Evento

In generale, consigliamo di non consentire la restituzione degli Impieghi. Se decidete comunque di consentirla, potete stabilire se gli amministratori devono ricevere una notifica via e-mail quando un Impiego viene restituito («Organizzazione» – «Accessi» – «Modifica account»).

Abbonamenti Expert: Aree

Se disponete di un abbonamento Expert, potete attivare le Aree. Quando gli Assistenti accedono al Portale assistenti, visualizzano innanzitutto la selezione delle Aree e scelgono l’Area in cui desiderano cercare gli Impieghi. Possono successivamente cambiare Area in qualsiasi momento utilizzando il selettore in alto a sinistra.

Abbonamenti Expert: Amministratore del team

In VOLAGIC è possibile assegnare a determinate persone lo stato di Amministratore del team. Queste persone possono assumere contemporaneamente più Impieghi, ad esempio per un Gruppo, una squadra o un’associazione. Gli Amministratori del team gestiscono autonomamente gli Impieghi assunti e li assegnano ai membri del proprio team.

Modificare il profilo dell’Assistente

Gli Assistenti possono modificare i propri dati personali e impostare una password facoltativa nel proprio profilo. Una volta effettuato l’accesso, possono accedere al profilo facendo clic sul proprio nome in alto a destra. Per modificare i dati, viene inviato un link all’indirizzo e-mail registrato. In questo modo si evita che il profilo venga modificato senza autorizzazione. Gli Assistenti che hanno protetto il proprio accesso con una password possono modificare direttamente i propri dati.

Protezione tramite password

Il Portale assistenti può essere protetto con una password generale. Questa opzione è utile se desiderate impedire a persone esterne alla vostra organizzazione di visualizzare le informazioni relative agli Eventi e agli Impieghi.

Potete inoltre rendere obbligatoria una password individuale per ogni persona. Tenete presente che definite soltanto l’obbligo di utilizzare una password; la password stessa deve essere scelta dagli Assistenti. Verrà richiesto loro di impostarla al primo accesso.

Tutorial per gli Assistenti

Il breve tutorial qui sotto spiega come funziona il Portale assistenti per gli Assistenti. Potete anche inviare questo video ai vostri membri, affinché possano familiarizzare rapidamente con il suo utilizzo.

Altri tutorial relativi al Portale assistenti: