Importare gli Eventi
Gli Eventi possono essere importati facilmente utilizzando un file modello.
Importazione degli Eventi - Dove?
In fondo alla panoramica degli Eventi trovate il pulsante «Importa Eventi». Cliccandolo, accederete alla pagina di importazione.
Preparazione
Per poter importare gli Eventi, tutti i contenuti necessari devono prima essere stati creati nello strumento - come per l’importazione degli Assistenti.
Compiti
Il file modello contiene tutti i Compiti che avete già creato nel sistema. Potete quindi indicare quante persone sono necessarie per ciascun Compito per Evento/Turno.
Importante: Se modificate l’ordine dei Compiti nello strumento, rinominate dei Compiti o li eliminate, dovete scaricare nuovamente il file modello prima dell’importazione. Il file modello segue l’ordine dei Compiti presente nello strumento al momento del download. L’importazione considera soltanto le colonne e non i nomi dei Compiti nel file modello - quindi, se i Compiti cambiano e utilizzate un vecchio file modello, anche i contenuti si spostano e potreste importare Impieghi errati.
Luoghi
Come per i Compiti, gli Eventi possono svolgersi soltanto in Luoghi che sono già stati creati nel sistema. Nel file di importazione è importante scrivere i Luoghi esattamente come nello strumento - altrimenti non verranno trovati.
Abbonamenti Expert: Aree
Per le Aree vale lo stesso principio dei Compiti e dei Luoghi. Se le Aree non sono state create nel sistema o se il loro nome è scritto diversamente, l’importazione non le troverà e genererà un errore.
File modello
Potete esportare il file modello in formato XLSX oppure ODS. È strutturato come segue:
- Colonna A: ID importazione
- Colonna B: Nome dell’Evento
- Colonna C: Nome del Turno
- Colonna D: Data di inizio
- Colonna E: Ora di inizio
- Colonna F: Data di fine
- Colonna G: Ora di fine
- Colonna H: Luogo
- Colonna I: Note sull’Evento
- Colonna J: Note sul Turno
- Dalla colonna K: I vostri Compiti
Per gli abbonamenti Expert con le Aree attivate, tutto viene spostato di una colonna, poiché la colonna «A» contiene il nome dell’Area.
ID importazione
L’ID importazione vi consente di importare Eventi con più Turni. Per impostazione predefinita, l’importazione considera ogni riga come un Evento distinto. Tuttavia, se l’ID importazione e il nome dell’Evento sono uguali in più righe (abbonamenti Expert: anche l’Area deve essere la stessa), queste righe vengono raggruppate e importate come un unico Evento.
Non importa cosa inserite come ID importazione - dopo l’importazione non viene visualizzato né riportato da nessuna parte. Serve esclusivamente per il processo di importazione. Potete quindi utilizzare semplicemente un numero o una lettera.
Nome del Turno
Il nome del Turno può essere inserito, ma non è obbligatorio. Se desiderate importare Eventi senza Turni, lasciate semplicemente vuoto il nome del Turno.
Data / ora
Per l’importazione valgono le stesse regole dello strumento. Gli Eventi di più giorni (Eventi con Turni in date diverse) sono quindi disponibili solo a partire dall’abbonamento Pro. Se inserite un nome del Turno, create un Evento con Turni - indipendentemente dal fatto che l’Evento contenga più Turni o uno solo. La data e l’ora vengono quindi assegnate al Turno. Solo se lasciate vuoto il nome del Turno, la data e l’ora vengono assegnate direttamente all’Evento.
Compiti
Una volta compilati i campi di sistema come desiderato, potete semplicemente inserire un numero per ciascun Compito per definire quanti Impieghi sono necessari per quel Compito.
Caricare il file
Una volta compilato il file di importazione, salvatelo. Potete quindi caricarlo nello strumento in «Import File» e cliccare su «Avanti». L’importazione viene preparata e il contenuto del file di importazione viene visualizzato per consentirvi di verificarlo. Se il sistema rileva un errore nel file di importazione, nella sezione «Importazione preparata» viene indicato quante righe sono pronte per l’importazione e quante non sono andate a buon fine. Per individuare l’errore, controllate i contenuti mostrati nell’anteprima. IMPORTANTE: L’anteprima dispone di una barra di scorrimento orizzontale - controllate l’intera larghezza della visualizzazione. I contenuti errati sono evidenziati in rosso e accompagnati da un pulsante informativo che indica la natura dell’errore.
Per individuare più facilmente gli errori, potete selezionare la casella «Solo non riusciti».
Se il file di importazione non contiene errori, potete eseguire l’importazione. Vedrete quindi nuovamente tutto ciò che è stato importato e se qualcosa non è andato a buon fine. Gli Eventi sono ora importati e visibili nella panoramica degli Eventi.
Pagina di importazione
In fondo alla pagina di importazione trovate una panoramica delle importazioni più recenti. Le importazioni che sono state preparate ma non ancora eseguite possono essere avviate anche successivamente tramite il pulsante «Visualizza».
Importazioni online o offline
Le importazioni seguono la stessa regola della creazione degli Eventi direttamente nello strumento. Se avete disattivato «Eventi inizialmente online» in «Organizzazione» - «Eventi & Impieghi», anche gli Eventi importati vengono creati offline - potete quindi verificarli prima di metterli manualmente online.
Svantaggi rispetto alla creazione manuale degli Eventi
Durante l’importazione degli Eventi non sono disponibili tutte le opzioni offerte dalla creazione degli Eventi direttamente nello strumento. Questo perché una tabella non può rappresentare lo stesso numero di livelli del processo di creazione degli Eventi nello strumento. Le seguenti opzioni non sono disponibili:
Orari personalizzati
Se singoli Impieghi devono avere orari leggermente diversi da quelli del Turno, questo non può essere definito nel file di importazione. Dovrete quindi modificare gli Eventi di conseguenza dopo l’importazione.
Gli Orari personalizzati definiti globalmente per il Compito vengono invece inclusi nell’importazione!
Note sugli Impieghi
Anche le note relative ai singoli Impieghi non possono essere importate. Dovrete quindi aggiungerle successivamente nell’Evento.
