Compiti

I Compiti sono il primo elemento che devi creare in VOLAGIC prima di poter creare Eventi. Definiscono le attività che gli Assistenti svolgono effettivamente.

Che cos’è un Compito?

I Compiti descrivono le attività che gli Assistenti svolgono durante un Impiego. I Compiti sono disponibili durante la creazione di Eventi o Turni e possono essere trasformati in Impieghi specificando quante persone sono necessarie in un determinato periodo.

Compito + periodo = Impiego

Un Compito definisce inizialmente soltanto un’attività che può essere pianificata in diversi Eventi o Turni. Per questo motivo non è necessario specificare né un orario né un luogo a livello di Compito. Poiché i Compiti sono riutilizzabili, dovrebbero essere creati in modo modulare. Un Compito diventa un Impiego quando gli viene assegnato un periodo specifico all’interno di un Evento o di un Turno. L’Impiego è ciò che gli Assistenti assumono.

Un esempio tipico di Compito è «Allestimento». Gli Assistenti addetti all’allestimento possono essere necessari in diversi Eventi e in orari differenti. Il Compito viene quindi creato una sola volta e può essere utilizzato ovunque sia necessario.

Cosa evitare nella creazione dei Compiti

Poiché un Compito diventa un Impiego grazie alla combinazione di orario e luogo definiti nell’Evento, i seguenti nomi di Compito NON sono consigliati (esempi non esaustivi):

• Allestimento lunedì
• Allestimento martedì sera
• Allestimento tenda attrezzature
• Allestimento mattina

Principio generale

Consigliamo di creare solo i Compiti realmente necessari. In questo modo la selezione rimane chiara e gestibile durante la creazione degli Eventi.

Panoramica dei Compiti

Selezionando «Compiti» nel menu di navigazione si apre la panoramica dei Compiti. Qui puoi vedere tutti i Compiti già creati. Vengono visualizzate le seguenti informazioni:

• Nome del Compito
• Abbonamenti Expert: Area – In quale Area può essere utilizzato il Compito?
• Valore di impiego – Come viene valutato un Impiego associato a questo Compito?
• Impieghi – Quanti Impieghi con questo Compito sono stati pianificati e quanti sono già stati assegnati?

Da qui puoi inoltre:

• Accedere ai dettagli del Compito
• Modificare il Compito
• Eliminare il Compito. Questa operazione non può essere annullata!
• Consultare il registro del Compito

Nella parte inferiore puoi aggiungere un Compito, consultare il registro di tutti i Compiti oppure eliminare tutti i Compiti. Questa operazione non può essere annullata!

Vista dettagliata del Compito

Nella vista dettagliata del Compito trovi un riquadro che presenta in modo chiaro tutte le impostazioni. Da qui puoi anche passare alla modalità di modifica. Nella parte inferiore è presente l’elenco di tutti gli Assistenti che hanno già svolto o accettato Impieghi associati a questo Compito. Questo elenco offre la stessa visualizzazione e le stesse opzioni della panoramica degli Assistenti.

Aggiunta e modifica dei Compiti

L’aggiunta di un Compito apre la stessa finestra utilizzata per la modifica. Per questo motivo, nelle sezioni seguenti si parlerà esclusivamente di modifica.

Nome del Compito

Qui definisci l’attività rappresentata dal Compito. Il nome dovrebbe essere il più chiaro possibile, poiché viene visualizzato sia agli amministratori sia agli Assistenti. Gli Assistenti assumono infatti un Impiego associato a questo Compito.

Descrizione / Requisiti

Nella sezione Descrizione e Requisiti puoi spiegare brevemente in cosa consiste il Compito e quali requisiti sono necessari. È consigliabile essere concisi e utilizzare, se possibile, punti elenco. Tutto ciò che inserisci qui viene visualizzato anche nel Portale assistenti e testi troppo lunghi possono rendere poco leggibile il dettaglio del Compito. Consigliamo quindi di inserire solo le informazioni essenziali. Descrizioni più dettagliate, requisiti e informazioni aggiuntive possono essere forniti tramite il PDF informativo.

Responsabile

Puoi contrassegnare un Compito come ruolo responsabile a livello globale. Se questa opzione è attivata, ogni Impiego associato a questo Compito può essere configurato come Impiego con responsabilità. Ciò consente di coinvolgere maggiormente gli Assistenti, ma attribuisce anche ulteriori autorizzazioni agli Assistenti responsabili. Per maggiori informazioni consulta «Responsabilità».

PDF informativo

Se desideri fornire ulteriori informazioni agli Assistenti che assumono Impieghi associati a questo Compito, il PDF informativo è lo strumento ideale. Tutti i contenuti che vanno oltre una breve descrizione o requisito possono essere caricati qui come documento. Può trattarsi di informazioni specifiche del Compito (ad esempio una guida alla griglia per il Compito «Griglia») oppure di informazioni generali (ad esempio una guida per gli Assistenti con mappe, indicazioni sulla ristorazione e regole generali). Questo PDF viene inviato sia con la conferma dell’Impiego sia con l’e-mail di promemoria e può essere consultato anche nei dettagli dell’Impiego nel Portale assistenti prima dell’accettazione.

Valore del Compito

Qui definisci quante unità per ora o per Impiego vengono accreditate agli Assistenti che assumono Impieghi associati a questo Compito. L’unità corrisponde a quella definita per il Valore di impiego in «Organizzazione» – «Eventi e impieghi». Questa impostazione è utile se lavori con Valori target oppure se desideri effettuare conteggi sulla base delle ore o degli Impieghi svolti. Se visualizzato nel Portale assistenti, il valore del Compito può inoltre essere utilizzato per rendere più attrattivi gli Impieghi particolarmente importanti o meno popolari.

Orari di inizio e fine personalizzati

Per alcuni Compiti può essere utile che gli Assistenti arrivino prima o rimangano più a lungo rispetto agli orari standard del Turno o dell’Evento, ad esempio per un ruolo di responsabile del Turno. Per impostazione predefinita vengono utilizzati gli orari del Turno o dell’Evento. Qui puoi definire uno scostamento orario standard e modificarlo ogni volta che pianifichi un Impiego associato a questo Compito.

Limitare l’assegnazione dei Compiti

I Compiti possono essere limitati in modo che solo determinati Gruppi possano assumere gli Impieghi associati. Queste restrizioni vengono configurate direttamente nelle impostazioni del Compito e possono essere vincolanti oppure indicative. Per maggiori informazioni consulta «Restrizioni».