Evento senza Turni

Gli Eventi senza Turni sono adatti a Eventi brevi che richiedono pochi Assistenti.

Quando utilizzare Eventi senza Turni?

Gli Eventi senza Turni sono adatti a Eventi piccoli, brevi e semplici. Ad esempio, l’allestimento per una grigliata. Potrebbe durare 2–3 ore, richiedere circa 9 Assistenti per l’allestimento e una persona responsabile del Turno, con tutti gli Impieghi della stessa durata e nello stesso orario. Quando l’Evento diventa più complesso, dura più a lungo o prevede Impieghi da svolgere in orari diversi, è più indicato un Evento con Turni.

Creazione di un Evento

Prima di poter creare un nuovo Evento, devono essere già stati creati dei Compiti. Una volta fatto, potete fare clic sul pulsante «Nuovo Evento» nella panoramica degli Eventi. Se il pulsante è disattivato nonostante siano presenti dei Compiti nel sistema, probabilmente avete esaurito il vostro contingente (possibile solo con gli abbonamenti Free e Light). In questo caso dovete prima eliminare Eventi passati o altri Eventi per poterne creare di nuovi.

Processo di creazione

Quando create un nuovo Evento, il primo passaggio consiste nel selezionare il tipo di Evento. Per un Evento di piccole dimensioni, selezionate «Evento (senza Turni)». Fate clic per passare alla fase successiva.

Qui inserite il nome dell’Evento e la data di inizio. Successivamente definite l’ora di inizio e di fine. È possibile far proseguire l’Evento oltre la mezzanotte impostando un’ora di fine precedente a quella di inizio (ad esempio 18:00 - 01:00). Il sistema imposta quindi automaticamente la data di fine al giorno successivo.

Il Luogo è facoltativo e può essere selezionato se avete creato dei Luoghi.

Infine, potete aggiungere delle note. Si tratta di note relative all’Evento. Vengono mostrate a tutti gli Assistenti che assumono Impieghi in questo Evento, sia nel Portale assistenti sia nelle e-mail di conferma e di promemoria.

Abbonamenti Expert: Se avete attivato le Aree, dovete anche assegnare l’Evento a un’Area.

Aggiungere Impieghi

Dopo aver inserito e salvato i dati principali dell’Evento, venite reindirizzati alla schermata degli Impieghi. Qui vedete tutti i Compiti registrati nel sistema. Per i Compiti necessari per questo Evento, potete inserire il numero di persone richieste. I Compiti che non vi servono possono essere lasciati a 0. La durata degli Impieghi corrisponde sempre alla durata dell’Evento! Una volta salvato, l’Evento è stato creato. A seconda delle impostazioni in «Organizzazione» - «Eventi & Impieghi», l’Evento sarà immediatamente online nel Portale assistenti oppure rimarrà offline.

Abbonamenti Expert con Aree attive: Nella schermata degli Impieghi vengono visualizzati tutti i Compiti che non sono assegnati ad alcuna Area oppure che sono assegnati all’Area selezionata per l’Evento. I Compiti assegnati ad altre Aree non vengono visualizzati, rendendo così la schermata degli Impieghi più chiara.

Orari personalizzati

Potete definire orari personalizzati per singoli Impieghi. Questa opzione è utile, ad esempio, se le persone che ricoprono ruoli chiave devono arrivare un po’ prima per preparare determinate cose. In generale, consigliamo di utilizzare orari personalizzati solo quando sono realmente necessari. Se avete molti Impieghi che si svolgono in orari diversi, vi consigliamo di utilizzare i Turni.

IMPORTANTE: Gli orari personalizzati sono sempre definiti in relazione all’orario dell’Evento. Ciò significa che, se modificate l’orario dell’Evento, anche gli orari degli Impieghi per i quali è stato definito un orario personalizzato cambieranno di conseguenza!