Eventi & Impieghi

In «Eventi & Impieghi» trovate le impostazioni di base relative ai vostri Eventi e agli Impieghi degli Assistenti.

Team-AdminAree

Valore di impiego

Unità del Valore di impiego (singolare / plurale)

Qui definite l’unità con cui desiderate misurare gli Impieghi. L’unità selezionata influisce sul grafico della panoramica e sui Valori target degli Assistenti. Per ogni Compito indicate quante unità del valore selezionato vengono accreditate agli Assistenti per ora o per Impiego. Possibili unità per il Valore di impiego sono ad esempio:

• Impiego
• Ora
• CHF/Euro/...
• Punti
• ...

Dovete definire l’unità del Valore di impiego una volta al singolare e una volta al plurale, affinché il sistema possa visualizzarla correttamente. VOLAGIC registra la durata di ogni Impiego. È quindi sempre possibile ottenere riepiloghi delle ore, indipendentemente dall’unità scelta per il Valore di impiego.

Se la vostra organizzazione ha definito dei Valori target per gli Impieghi, è quindi opportuno utilizzare anche qui la stessa unità.

Mostrare il Valore di impiego

Se questa casella di controllo è attiva, gli Assistenti possono vedere il valore dell’Impiego selezionato nel Portale assistenti. Se la casella è disattivata, questa informazione non viene mostrata agli Assistenti.

Penalità in caso di assenza

Qui potete indicare il valore da detrarre dal saldo di un Assistente se non si presenta a un Impiego. Il valore viene definito nell’unità del Valore di impiego e viene detratto di conseguenza dal saldo dell’Assistente. Per impostazione predefinita, VOLAGIC presume che gli Assistenti partecipino ai propri Impieghi. Un’assenza deve quindi essere impostata manualmente nello stato dell’Impiego corrispondente.

Responsabilità per determinati Eventi

Potete designare i Gruppi come responsabili di determinati Eventi. Se un Evento viene assegnato in questo modo a un Gruppo, tale Evento viene visualizzato con priorità nel Portale assistenti finché tutti gli Impieghi che il Gruppo è autorizzato a svolgere non sono stati assegnati. Gli Assistenti possono assumere Impieghi anche in altri Eventi, ma devono cambiare visualizzazione per farlo. In questo modo si garantisce che gli Impieghi dell’Evento selezionato vengano scelti con priorità.

Questa casella di controllo deve essere attivata per poter definire queste Responsabilità per gli Eventi.

Impieghi corrispondenti obbligatori

Qui definite che i Gruppi possono assumere solo i Compiti ai quali sono assegnati nelle impostazioni del Compito. Si tratta di un’impostazione globale e si applica quindi senza eccezioni a tutti i Compiti. Se per un Compito NON è attivato ALCUN Gruppo, equivale ad avere attivato TUTTI i Gruppi. Tutti i Gruppi possono quindi accedere a questo Compito. In alternativa, potete definire Restrizioni direttamente per singoli Compiti anziché applicarle globalmente tramite questa impostazione.

Assumere Impieghi per altre persone

VOLAGIC offre agli Assistenti due possibilità per svolgere Impieghi per conto di altre persone. Ad esempio, una madre può svolgere Impieghi per i propri figli.

Sovrascrivere il nome

Se questa opzione è attiva, gli Assistenti scelgono innanzitutto se desiderano assumere personalmente l’Impiego. Se questa casella di controllo viene disattivata, vengono visualizzati due campi di testo libero nei quali inserire il nome e il cognome della persona che svolgerà l’Impiego.

Questa opzione è utile quando i membri dispongono di un proprio accesso, ma non si desidera che anche i genitori o altre persone simili si registrino.

Accredito

Quando si assume un Impiego, è possibile selezionare la persona alla quale deve essere accreditato. Questa persona deve essere già registrata come Assistente in VOLAGIC. Prima di poter accreditare Impieghi ad altre persone, gli Assistenti devono inoltre registrare le persone alle quali possono accreditare gli Impieghi. Questo avviene nel profilo dell’Assistente (in alto a destra), direttamente se l’Assistente dispone di una password oppure tramite conferma via e-mail se non dispone di una password. Gli Assistenti che si registrano per la prima volta possono selezionare le persone interessate direttamente durante il processo di registrazione.

Trasferimento e restituzione degli Impieghi

Se il trasferimento degli Impieghi è attivo, gli Assistenti possono trasferire ad altre persone gli Impieghi che hanno già assunto. La procedura è la seguente:

1. L’Assistente A seleziona l’Assistente B, che dovrà assumere l’Impiego
2. L’Assistente B riceve un’e-mail nella quale deve confermare l’Impiego entro 24 ore
3. Se l’Assistente B conferma entro il termine, l’Impiego gli viene trasferito automaticamente e l’Assistente A riceve la conferma dell’avvenuto trasferimento
4. Se l’Assistente B NON conferma, l’Impiego torna automaticamente all’Assistente A

Come seconda opzione, potete definire se gli Assistenti possono restituire autonomamente i propri Impieghi. Qui potete indicare fino a quanti giorni prima dell’Evento ciò è possibile.

ATTENZIONE: Se entrambe le opzioni sono attive, il trasferimento degli Impieghi viene automaticamente disattivato. Rimane disponibile solo la restituzione degli Impieghi.

Abbonamento Expert: Modalità Amministratore del team

Gli account Expert possono attivare la modalità Amministratore del team. In questo modo possono nominare singoli Assistenti come Amministratori del team, che potranno quindi assumere autonomamente più Impieghi contemporaneamente nel Portale assistenti e gestire il proprio team. Questa funzione è adatta, ad esempio, ai presidenti di associazioni che partecipano con il proprio club come Assistenti a una festa di ginnastica, ma non sanno ancora esattamente chi sarà presente.

Restituzione degli Impieghi del team

Come per la restituzione «normale» degli Impieghi, potete definire per gli Impieghi del team fino a quanti giorni prima dell’Evento possono essere restituiti oppure se la restituzione non è consentita.

Double opt-in

Se il double opt-in è attivo, quando un Assistente assume un Impiego questo viene inizialmente considerato «riservato». Gli Assistenti devono confermare l’assunzione dell’Impiego facendo clic sul link contenuto nell’e-mail di prenotazione. Solo dopo questa conferma l’Impiego viene considerato assunto e viene inviata la conferma dell’Impiego con tutti i dettagli.
Dopo l’assunzione nel Portale assistenti, l’Impiego viene riservato per 24 ore. Se durante questo periodo non viene effettuata alcuna conferma, l’Impiego viene nuovamente reso disponibile.

Con il double opt-in, gli Assistenti devono quindi confermare due volte la propria intenzione di assumere un determinato Impiego. Se il double opt-in non è attivo, l’Impiego viene considerato assunto già al primo clic. Gli Assistenti ricevono quindi soltanto un’e-mail di conferma.

Vantaggi e svantaggi

La doppia conferma impedisce di assumere accidentalmente un Impiego. In questo modo è possibile garantire che tutti gli Impieghi siano stati assunti consapevolmente e volontariamente.

Un possibile svantaggio è che la seconda conferma deve essere effettuata via e-mail entro 24 ore. Questo rappresenta un passaggio aggiuntivo per gli Assistenti e può anche generare malintesi se questi ritengono che l’Impiego sia già confermato direttamente nel Portale assistenti. In questo caso, c’è il rischio che due persone si presentino per lo stesso Impiego.

Da notare

Se gli Assistenti non confermano l’Impiego entro 24 ore, questo viene nuovamente reso disponibile e può essere assunto da un’altra persona. Tuttavia, mentre l’Impiego è nuovamente disponibile, la persona che lo aveva originariamente riservato rimane indicata nella vista di amministrazione con lo stato «non confermato». In questo modo potete contattare la persona interessata in merito alla conferma mancata.

Conferma da parte dell’amministratore

Nell’amministrazione potete visualizzare gli Impieghi non confermati. A tale scopo, aprite la panoramica degli Eventi e fate clic su «Impieghi non confermati» nel menu con i tre punti nel piè di pagina. Qui vengono visualizzati tutti gli Impieghi che non sono ancora stati confermati dagli Assistenti. Potete inoltre vedere il relativo stato: riservato o non confermato (= termine di conferma scaduto). Potete confermare manualmente gli Impieghi facendo clic sul segno di spunta accanto alla voce corrispondente.

Vista degli Eventi per gli Assistenti

Potete definire come gli Eventi vengono visualizzati agli Assistenti nel Portale assistenti.

• Eventi & Impieghi nella panoramica: gli Assistenti vedono direttamente nella panoramica tutti gli Impieghi di ciascun Evento. In presenza di molti Eventi con molti Impieghi, può essere necessario scorrere molto la pagina.
• Solo Eventi nella panoramica: gli Eventi vengono «compressi». Sono visibili solo le informazioni principali degli Eventi e facendo clic su «Dettagli dell’Evento» vengono visualizzati i singoli Turni e Impieghi.

Eventi al completo

Per impostazione predefinita, gli Eventi al completo vengono nascosti. Se desiderate che gli Eventi al completo rimangano visibili nel Portale assistenti, potete attivare questa casella di controllo.

Eventi inizialmente online

Questa casella di controllo consente di definire quando gli Eventi creati diventano visibili nel Portale assistenti. Se la casella è disattivata, gli Eventi appena creati o importati devono prima essere messi online manualmente. In questo modo potete modificare gli Eventi anche dopo averli creati senza renderli visibili online.

Aree

A partire dall’abbonamento Expert, qui potete attivare le Aree. Le Aree vi permettono di suddividere il Portale assistenti, aggiungere Amministratori di Area e assegnare Compiti/Gruppi alle singole Aree. Una volta attivate e create le Aree, ogni Evento deve essere assegnato a un’Area per poter essere visibile online.