Evento con Turni

I Turni vi permettono di strutturare i vostri Eventi.

Quando utilizzare Eventi con Turni?

Gli Eventi con Turni sono adatti a tutti gli Eventi che durano più di poche ore e prevedono attività in Luoghi diversi e/o in orari diversi. I Turni vi permettono di strutturare l’Evento in base al Luogo dell’Impiego, all’orario dell’Impiego o a entrambi. In questo modo, voi e i vostri Assistenti avrete una panoramica più chiara.

Creazione di un Evento

Prima di poter creare un nuovo Evento, devono essere già stati creati dei Compiti. Una volta fatto, potete fare clic sul pulsante «Nuovo Evento» nella panoramica degli Eventi. Se il pulsante è disattivato nonostante siano presenti dei Compiti nel sistema, probabilmente avete esaurito il vostro contingente (possibile solo con gli abbonamenti Free e Light). In questo caso dovete prima eliminare Eventi passati o altri Eventi per poterne creare di nuovi.

Processo di creazione

Quando create un nuovo Evento, il primo passaggio consiste nel selezionare il tipo di Evento. Selezionate «Evento con Turni». Fate clic per passare alla fase successiva.

Ora definite il nome dell’Evento e, se necessario, aggiungete delle note relative all’Evento. Queste note vengono mostrate a tutti gli Assistenti che assumono Impieghi in questo Evento, sia nel Portale assistenti sia nelle e-mail di conferma e di promemoria.

Gli abbonamenti Expert con le Aree attive devono inoltre assegnare qui l’Evento a un’Area.

Successivamente potete iniziare a creare il primo Turno. Importante: Turni ≠ Impieghi! I Turni sono fasce orarie durante le quali si svolgono più Impieghi.
Inserite il nome del primo Turno, la data di inizio e l’ora di inizio e di fine. È possibile pianificare Turni oltre la mezzanotte impostando un’ora di fine precedente a quella di inizio. Il sistema imposta quindi automaticamente la data di fine al giorno successivo alla data di inizio.

Il Luogo è facoltativo e può essere selezionato se avete creato dei Luoghi.

Infine, potete aggiungere delle note. Si tratta di note relative al Turno. Vengono mostrate a tutti gli Assistenti che assumono Impieghi in questo Turno, sia nel Portale assistenti sia nelle e-mail di conferma e di promemoria.

Aggiungere Impieghi

Dopo aver inserito e salvato i dati principali dell’Evento e del Turno, venite reindirizzati alla schermata degli Impieghi. Qui vedete tutti i Compiti registrati nel sistema. Per i Compiti necessari per questo Evento, potete inserire il numero di persone richieste. I Compiti che non vi servono possono essere lasciati a 0. La durata degli Impieghi corrisponde sempre alla durata del Turno! Una volta salvato, l’Evento è stato creato con il suo primo Turno. A seconda delle impostazioni in «Organizzazione» - «Eventi & Impieghi», l’Evento sarà immediatamente online nel Portale assistenti oppure rimarrà offline. Ora potete creare altri Turni o copiare il Turno già creato.

Abbonamenti Expert con Aree attive: Nella schermata degli Impieghi vengono visualizzati tutti i Compiti che non sono assegnati ad alcuna Area oppure che sono assegnati all’Area selezionata per l’Evento. I Compiti assegnati ad altre Aree non vengono visualizzati, rendendo così la schermata degli Impieghi più chiara.

Orari personalizzati

Potete definire orari personalizzati per singoli Impieghi. Questa opzione è utile, ad esempio, se le persone che ricoprono ruoli chiave devono arrivare un po’ prima per preparare determinate cose. In generale, consigliamo di utilizzare orari personalizzati solo quando sono realmente necessari. Se avete molti Impieghi che si svolgono in orari diversi, vi consigliamo di suddividerli in Turni diversi.

IMPORTANTE: Gli orari personalizzati sono sempre definiti in relazione all’orario dell’Evento. Ciò significa che, se modificate l’orario dell’Evento, anche gli orari degli Impieghi per i quali è stato definito un orario personalizzato cambieranno di conseguenza!