Importer des Auxiliaires
L’importation des Auxiliaires vous permet d’importer directement votre liste de membres avec toutes les informations nécessaires.
Le processus d’importation comprend plusieurs étapes qui vous guident tout au long de l’importation. Vous pouvez importer n’importe quel fichier Excel qui remplit les conditions suivantes:
- 1re ligne = en-têtes
- Au moins 3 colonnes (nom, prénom, adresse e-mail)
- Au moins 1 ligne de données
Vous pouvez importer toutes les données des Auxiliaires dont vous avez besoin. Il est important de créer au préalable les champs supplémentaires nécessaires sous «Organisation» – «Données des Auxiliaires». Si les champs supplémentaires n’existent pas, aucune donnée ne peut leur être attribuée.
Sélectionner le fichier
Commencez par sélectionner votre fichier d’importation sous «Importer des données», puis cliquez sur «Suivant». Si votre fichier ne remplit pas les conditions requises pour l’importation, un message d’erreur s’affiche.
Attribuer les champs
À l’étape suivante, vous pouvez attribuer les champs. Les colonnes de votre fichier Excel sont alors associées aux champs correspondants dans VOLAGIC. Important : les champs dans VOLAGIC doivent être créés AVANT l’importation – il n’est pas possible d’importer directement des champs. Si vous avez de nombreux champs à attribuer, une barre de défilement située tout en bas vous permet de faire défiler l’affichage vers la droite.
Important : si votre fichier d’importation contient des clubs, des sections, des équipes ou des Groupes, vous pouvez les importer directement. Il suffit d’associer la colonne correspondante au champ « Groupe » dans VOLAGIC.
Sélectionner les Groupes
À l’étape suivante, si vous avez attribué le champ «Groupes», vous devrez indiquer ce qui doit être fait avec les différentes entrées:
- Attribuer à un Groupe existant – les personnes associées au nom de Groupe correspondant sont attribuées à un Groupe existant que vous sélectionnez.
- Nouveau Groupe – si aucun Groupe existant ne correspond au nom de Groupe concerné, l’importation peut créer un nouveau Groupe et y attribuer automatiquement les personnes.
- Ignorer le Groupe – ce nom de Groupe n’est pas pris en compte lors de l’importation. Les personnes dont la ligne contient ce nom de Groupe sont importées sans être attribuées à un Groupe.
Vérifier
Une fois les Groupes attribués, l’importation préparée s’affiche afin que vous puissiez la vérifier. Si tout est correct, vous pouvez lancer l’importation.
Lancer l’importation
Lorsque vous lancez l’importation, ce qui peut prendre un moment, son statut s’affiche. Vous pouvez voir combien de Groupes et d’Auxiliaires ont été importés. Vous voyez également combien de lignes ne contenaient aucune adresse e-mail ou comportaient une adresse e-mail non valide. Les éventuels doublons sont également affichés directement.
Importation comme «mise à jour»
L’importation n’écrase pas les champs de données existants, sauf si le fichier d’importation contient des informations différentes. Elle ne crée pas non plus de doublons : elle vérifie les données existantes et les modifie si nécessaire. Vous pouvez ainsi actualiser ou mettre à jour les données de vos membres, y compris leurs attributions aux Groupes, au moyen d’une importation.
