Evènement sans Tours

Les Evénements sans Tours conviennent aux Evénements courts nécessitant peu d’Auxiliaires.

Quand utiliser des Evénements sans Tours?

Les Evénements sans Tours conviennent aux Evénements de petite taille, relativement courts et simples. Par exemple, la préparation d’un barbecue. Cela peut durer 2 à 3 heures, nécessiter environ 9 Auxiliaires pour le montage ainsi qu’une personne responsable du Tour, tous les Missions ayant la même durée et se déroulant en même temps. Dès que l’Evènement devient plus complexe, dure plus longtemps ou nécessite des Missions à des horaires différents, un Evènement avec Tours est plus approprié.

Création d’un Evènement

Avant de pouvoir créer un nouvel Evènement, des Fonctions doivent déjà avoir été créées. Une fois que c’est le cas, vous pouvez cliquer sur le bouton «Nouvel Evènement» dans la vue d’ensemble des Evénements. Si le bouton est grisé alors que vous avez des Fonctions dans le système, votre quota est probablement épuisé (uniquement possible avec les abonnements Free et Light). Vous devez alors supprimer des Evénements passés ou d’autres Evénements avant de pouvoir en créer de nouveaux.

Processus de création

Lorsque vous créez un nouvel Evènement, la première étape consiste à sélectionner le type d’Evènement. Pour un Evènement de petite taille, sélectionnez «Evènement (sans Tours)». Cliquez dessus pour passer à l’étape suivante.

Vous saisissez ici le nom de l’Evènement et sa date de début. Vous définissez ensuite les heures de début et de fin. Il est possible de faire durer l’Evènement au-delà de minuit en définissant une heure de fin antérieure à l’heure de début (par exemple 18:00 - 01:00). Le système définit alors automatiquement la date de fin au jour suivant.

Le Lieu est facultatif et peut être sélectionné si vous avez créé des Lieux.

Enfin, vous pouvez ajouter des remarques. Il s’agit de remarques relatives à l’Evènement. Elles sont affichées à tous les Auxiliaires qui acceptent des Missions dans cet Evènement, aussi bien dans le Portail d'assistance que dans les e-mails de confirmation et de rappel.

Abonnements Expert: Si vous avez activé les Domaines, vous devez également attribuer l’Evènement à un Domaine.

Ajouter des Missions

Une fois les informations principales de l’Evènement saisies et enregistrées, vous accédez au formulaire des Missions. Vous y voyez toutes les Fonctions enregistrées dans le système. Pour les Fonctions dont vous avez besoin pour cet Evènement, saisissez le nombre de personnes recherchées. Vous pouvez laisser à 0 les Fonctions dont vous n’avez pas besoin. La durée des Missions correspond toujours à la durée de l’Evènement! Une fois que vous enregistrez, l’Evènement est créé. Selon les paramètres définis sous «Organisation» - «Evénements & Missions», l’Evènement est immédiatement en ligne dans le Portail d'assistance ou reste hors ligne.

Abonnements Expert avec Domaines actifs: Le formulaire des Missions affiche toutes les Fonctions qui ne sont attribuées à aucun Domaine ou qui sont attribuées au Domaine sélectionné pour l’Evènement. Les Fonctions attribuées à d’autres Domaines ne sont pas affichées ici, ce qui permet de rendre le formulaire des Missions plus clair.

Horaires personnalisés

Vous pouvez définir des horaires personnalisés pour certaines Missions. Cela est utile, par exemple, si des personnes occupant des postes clés doivent arriver un peu plus tôt afin de préparer certaines choses. De manière générale, nous recommandons d’utiliser des horaires personnalisés uniquement lorsqu’ils sont réellement nécessaires. Si vous avez de nombreuses Missions qui se déroulent à des horaires différents, nous vous recommandons d’utiliser des Tours.

IMPORTANT: Les horaires personnalisés sont toujours définis par rapport à l’horaire de l’Evènement. Cela signifie que si vous modifiez l’horaire de l’Evènement, les horaires des Missions pour lesquelles un horaire personnalisé a été défini seront également modifiés en conséquence!