Fonctions

Les Fonctions sont la première chose que vous devez créer dans VOLAGIC avant de pouvoir créer des Évènements. Elles définissent les activités que les Auxiliaires réalisent concrètement.

Qu’est-ce qu’une Fonction?

Les Fonctions décrivent les activités que vos Auxiliaires réalisent pendant une Mission. Elles sont ensuite disponibles lors de la création d’Évènements ou de Tours et peuvent être transformées en Missions en indiquant combien de personnes sont nécessaires durant une période donnée.

Fonction + période = Mission

Une Fonction définit avant tout une activité qui peut être planifiée dans différents Évènements ou Tours. Il n’est donc pas nécessaire d’y associer une date ou un lieu. Comme les Fonctions sont réutilisables, elles doivent être créées de manière modulaire. Une Fonction devient une Mission lorsqu’une période spécifique lui est attribuée dans un Évènement ou un Tour. La Mission est ensuite ce que les Auxiliaires acceptent.

Un exemple typique de Fonction serait « Montage ». Les Auxiliaires chargés du montage peuvent être nécessaires lors de différents Évènements et à différents moments. Vous créez donc cette Fonction une seule fois et pouvez ensuite l’utiliser partout où elle est nécessaire.

À éviter lors de la création de Fonctions

Comme une Fonction devient une Mission grâce à la combinaison de l’horaire de l’Évènement et du lieu défini, les noms de Fonction suivants ne sont PAS recommandés (exemples non exhaustifs):

• Montage lundi
• Montage mardi soir
• Montage tente du matériel
• Montage matin

Principe général

Nous recommandons de créer uniquement le nombre de Fonctions réellement nécessaires. Cela facilite la création des Évènements en conservant une sélection claire et facile à gérer.

Vue d’ensemble des Fonctions

En sélectionnant «Fonctions» dans la navigation, vous accédez à la vue d’ensemble des Fonctions. Vous y voyez toutes les Fonctions déjà créées. Les informations suivantes sont affichées:

• Nom de la Fonction
• Abonnements Expert: Domaine – Dans quel Domaine la Fonction peut-elle être utilisée?
• Valeur de la mission – Comment une Mission associée à cette Fonction est-elle évaluée?
• Missions – Combien de Missions utilisant cette Fonction ont été planifiées et combien ont déjà été attribuées?

Depuis cette vue, vous pouvez également:

• Accéder au détail de la Fonction
• Modifier la Fonction
• Supprimer la Fonction. Cette action est irréversible!
• Consulter le journal de la Fonction

En bas de la page, vous pouvez ajouter une Fonction, consulter le journal de toutes les Fonctions ou supprimer toutes les Fonctions. Cette action est irréversible!

Vue détaillée de la Fonction

Dans la vue détaillée de la Fonction, vous trouverez un panneau présentant clairement tous les paramètres. Vous pouvez également accéder au mode de modification. En dessous figure une liste de tous les Auxiliaires ayant déjà effectué ou accepté des Missions associées à cette Fonction. Cette liste offre les mêmes vues et options que celle de la vue d’ensemble des Auxiliaires.

Ajout et modification de Fonctions

L’ajout d’une Fonction ouvre la même fenêtre que sa modification. C’est pourquoi les sections suivantes parlent uniquement de modification.

Nom de la Fonction

Vous définissez ici l’activité représentée par la Fonction. Le nom doit être aussi clair que possible, car il est visible à la fois pour les administrateurs et pour les Auxiliaires. Ceux-ci acceptent une Mission associée à cette Fonction.

Description / Exigences

Dans la section Description et Exigences, vous pouvez expliquer brièvement en quoi consiste la Fonction et ce qui est requis. Il est recommandé de rester concis et d’utiliser des mots-clés ou des listes. Tout ce que vous saisissez ici est également affiché dans le Portail d'assistance, et un texte trop long peut rendre le détail de la Fonction difficile à lire. Nous vous recommandons donc de n’indiquer que les informations essentielles. Les descriptions plus détaillées, les exigences et les informations complémentaires peuvent être fournies dans un document PDF d’information.

Responsable

Vous pouvez définir une Fonction comme étant une fonction de responsabilité. Si cette option est activée, chaque Mission utilisant cette Fonction peut être marquée comme comportant une responsabilité. Cela permet d’impliquer davantage les Auxiliaires, mais leur accorde également des droits supplémentaires. Voir «Responsabilité» pour plus d’informations.

PDF d’information

Si vous souhaitez fournir davantage d’informations aux Auxiliaires qui acceptent des Missions liées à cette Fonction, le PDF d’information est l’outil idéal. Tout ce qui dépasse une simple description ou exigence peut être regroupé dans un document et téléchargé ici. Il peut s’agir d’informations spécifiques à une Fonction (par exemple un guide de grillade pour la Fonction «Grill») ou d’informations générales (par exemple un guide des Auxiliaires contenant des plans, des informations sur la restauration et les règles générales). Ce PDF est envoyé avec la confirmation de Mission ainsi qu’avec l’e-mail de rappel et peut également être consulté dans le détail de la Mission avant son acceptation.

Valeur de la Fonction

Vous définissez ici le nombre d’unités par heure ou par Mission qui seront créditées aux Auxiliaires acceptant des Missions liées à cette Fonction. L’unité correspond à celle définie pour la Valeur de la mission dans «Organisation» – «Évènements et missions». Cette option est particulièrement utile si vous travaillez avec des valeurs cibles ou si vous souhaitez établir un décompte basé sur les heures ou les Missions effectuées. Si elle est affichée dans le Portail d'assistance, la valeur de la Fonction peut également être utilisée pour valoriser davantage certaines Missions importantes ou moins populaires.

Heures de début et de fin personnalisées

Pour certaines Fonctions, il peut être utile que les Auxiliaires arrivent plus tôt ou repartent plus tard que les horaires standards du Tour ou de l’Évènement, par exemple lorsqu’il s’agit d’une Fonction de responsable de Tour. Par défaut, l’horaire du Tour ou de l’Évènement est utilisé. Vous pouvez définir ici un décalage horaire standard et le modifier lors de chaque planification de Mission.

Restreindre l’acceptation des Fonctions

Les Fonctions peuvent être limitées afin que seuls certains Groupes puissent accepter les Missions qui leur sont associées. Ces restrictions sont définies directement dans les paramètres de la Fonction et peuvent être obligatoires ou indicatives. Voir «Restrictions» pour plus d’informations.