Evénements & Missions

Sous «Evénements & Missions», vous trouverez les paramètres de base relatifs à vos Evénements et aux Missions de vos Auxiliaires.

Admin d'équipeDomaines

Valeur de la mission

Unité de la Valeur de la mission (singulier / pluriel)

Vous définissez ici l’unité dans laquelle vous souhaitez mesurer les Missions. L’unité choisie a une influence sur le graphique de la vue d’ensemble et sur les Objectifs des Auxiliaires. Pour chaque Fonction, vous indiquez combien d’unités de la valeur choisie sont créditées aux Auxiliaires par heure ou par Mission. Les unités possibles pour la Valeur de la mission sont par exemple:

• Mission
• Heure
• CHF/Euro/...
• Points
• ...

Vous devez définir l’unité de la Valeur de la mission une fois au singulier et une fois au pluriel afin que le système puisse l’afficher correctement. VOLAGIC enregistre la durée de chaque Mission. Il est donc toujours possible d’obtenir des relevés d’heures, quelle que soit l’unité choisie pour la Valeur de la mission.

Si votre organisation a défini des Objectifs pour les Missions, il est donc judicieux d’utiliser ici la même unité.

Afficher la Valeur de la mission

Si cette case à cocher est activée, les Auxiliaires voient la valeur de la Mission sélectionnée dans le Portail d'assistance. Si la case est désactivée, cette information n’est pas communiquée aux Auxiliaires.

Pénalité en cas d’absence

Vous pouvez indiquer ici la valeur qui sera déduite du solde d’un Auxiliaire s’il ne se présente pas à une Mission. La valeur est définie dans l’unité de la Valeur de la mission et est déduite du solde de l’Auxiliaire en conséquence. Par défaut, VOLAGIC considère que les Auxiliaires participent à leurs Missions. Une absence doit donc être définie manuellement dans le statut de la Mission concernée.

Responsabilité pour certains Evénements

Vous pouvez désigner des Groupes comme responsables de certains Evénements. Lorsqu’un Evènement est attribué à un Groupe de cette manière, cet Evènement est affiché en priorité dans le Portail d'assistance jusqu’à ce que toutes les Missions que le Groupe est autorisé à effectuer aient été attribuées. Les Auxiliaires peuvent également accepter des Missions dans d’autres Evénements, mais doivent pour cela changer de vue. Cela permet de garantir que les Missions de l’Evènement sélectionné sont choisies en priorité.

Cette case à cocher doit être activée pour pouvoir définir ces Responsabilités pour les Evénements.

Missions correspondantes obligatoires

Vous définissez ici que les Groupes peuvent uniquement accepter les Fonctions auxquelles ils sont attribués dans les paramètres de la Fonction. Il s’agit d’un paramètre global qui s’applique donc sans exception à toutes les Fonctions. Si AUCUN Groupe n’est activé pour une Fonction, cela équivaut à activer TOUS les Groupes. Tous les Groupes peuvent donc accéder à cette Fonction. Vous pouvez également définir des Restrictions directement pour certaines Fonctions au lieu de les appliquer globalement à l’aide de ce paramètre.

Accepter des Missions pour d’autres personnes

VOLAGIC propose aux Auxiliaires deux possibilités pour effectuer des Missions pour d’autres personnes. Par exemple, une mère peut effectuer des Missions pour ses enfants.

Remplacer le nom

Si cette option est activée, les Auxiliaires choisissent d’abord s’ils souhaitent effectuer personnellement la Mission. Si cette case à cocher est désactivée, deux champs de texte libre apparaissent afin de saisir le prénom et le nom de la personne qui effectuera la Mission.

Cette option est utile lorsque les membres disposent d’une connexion, mais que vous ne souhaitez pas que les parents ou d’autres personnes similaires s’inscrivent également.

Crédit

Lors de l’acceptation d’une Mission, il est possible de sélectionner la personne à laquelle la Mission doit être créditée. Cette personne doit déjà être enregistrée comme Auxiliaire dans VOLAGIC. Avant de pouvoir créditer des Missions à d’autres personnes, les Auxiliaires doivent également enregistrer les personnes auxquelles ils peuvent créditer des Missions. Cela se fait dans le profil de l’Auxiliaire (en haut à droite), soit directement si l’Auxiliaire possède un mot de passe, soit par confirmation par e-mail si l’Auxiliaire n’a pas de mot de passe. Les Auxiliaires qui s’inscrivent pour la première fois peuvent sélectionner les personnes concernées directement pendant le processus d’inscription.

Transfert et restitution de Missions

Si le transfert de Missions est activé, les Auxiliaires peuvent transférer à d’autres personnes des Missions qu’ils ont déjà acceptées. Le processus est le suivant:

1. L’Auxiliaire A sélectionne l’Auxiliaire B, qui doit reprendre la Mission
2. L’Auxiliaire B reçoit un e-mail dans lequel il doit confirmer la Mission dans un délai de 24 heures
3. Si l’Auxiliaire B confirme dans le délai imparti, la Mission lui est automatiquement transférée et l’Auxiliaire A reçoit une confirmation indiquant que le transfert a réussi
4. Si l’Auxiliaire B ne confirme PAS, la Mission revient automatiquement à l’Auxiliaire A

Une deuxième option permet de définir si les Auxiliaires peuvent restituer eux-mêmes leurs Missions. Vous pouvez indiquer ici jusqu’à combien de jours avant l’Evènement cela reste possible.

ATTENTION: Si les deux options sont activées, le transfert de Missions est automatiquement désactivé. Seule la restitution de Missions reste disponible.

Abonnement Expert: Mode Admin d’équipe

Les comptes Expert peuvent activer le mode Admin d’équipe. Cela leur permet de désigner certains Auxiliaires comme Admins d’équipe, qui peuvent ensuite accepter eux-mêmes plusieurs Missions à la fois dans le Portail d'assistance et gérer leur propre équipe. Cette fonction convient par exemple aux présidents d’associations dont le club participe comme auxiliaire à une fête de gymnastique, mais qui ne savent pas encore exactement qui sera présent.

Restitution des Missions d’équipe

Comme pour la restitution «normale» des Missions, vous pouvez définir pour les Missions d’équipe jusqu’à combien de jours avant l’Evènement elles peuvent être restituées, ou si leur restitution n’est pas autorisée du tout.

Double Opt In

Si le double opt-in est activé, une Mission est d’abord considérée comme «réservée» lorsqu’un Auxiliaire l’accepte. Les Auxiliaires doivent confirmer l’acceptation de la Mission en cliquant sur le lien figurant dans l’e-mail de réservation. Ce n’est qu’après cette confirmation que la Mission est considérée comme acceptée et que la confirmation de Mission contenant tous les détails est envoyée.
Après l’acceptation dans le Portail d'assistance, la Mission est réservée pendant 24 heures. Si aucune confirmation n’est effectuée pendant ce délai, la Mission est à nouveau libérée.

Avec le double opt-in, les Auxiliaires doivent donc confirmer deux fois leur intention d’accepter une Mission spécifique. Si le double opt-in n’est pas activé, la Mission est considérée comme acceptée dès le premier clic. Les Auxiliaires reçoivent alors uniquement un e-mail de confirmation.

Avantages et inconvénients

La double confirmation empêche l’acceptation accidentelle d’une Mission. Il est ainsi possible de s’assurer que toutes les Missions ont été acceptées en connaissance de cause et volontairement.

Un inconvénient potentiel est que la deuxième confirmation doit être effectuée par e-mail dans un délai de 24 heures. Cela représente une étape supplémentaire pour les Auxiliaires et peut également entraîner des malentendus si ceux-ci pensent que la Mission est confirmée directement dans le Portail d'assistance. Dans ce cas, il existe un risque que deux personnes se présentent pour la même Mission.

À noter

Si les Auxiliaires ne confirment pas la Mission dans les 24 heures, elle est à nouveau libérée et peut être acceptée par quelqu’un d’autre. Cependant, tant que la Mission est à nouveau disponible, la personne qui l’avait initialement réservée reste affichée dans la vue d’administration avec le statut «non confirmé». Vous avez ainsi la possibilité de contacter la personne concernée au sujet de la confirmation manquée.

Confirmation par un administrateur

Dans l’administration, vous pouvez afficher les Missions non confirmées. Pour cela, accédez à la vue d’ensemble des Evénements et cliquez sur «Missions non confirmées» dans le menu à trois points situé dans le pied de page. Toutes les Missions qui n’ont pas encore été confirmées par les Auxiliaires sont alors affichées. Vous voyez également leur statut: réservé ou non confirmé (= délai de confirmation expiré). Vous pouvez confirmer manuellement les Missions en cliquant sur la coche à côté de l’entrée correspondante.

Vue des Evénements pour les Auxiliaires

Vous pouvez définir la manière dont les Evénements sont affichés aux Auxiliaires dans le Portail d'assistance.

• Evénements & Missions dans la vue d’ensemble: les Auxiliaires voient directement toutes les Missions de chaque Evènement dans la vue d’ensemble. S’il y a de nombreux Evénements avec de nombreuses Missions, cela peut nécessiter beaucoup de défilement.
• Evénements uniquement dans la vue d’ensemble: les Evénements sont «repliés». Seules les informations principales des Evénements sont visibles et un clic sur «Détails de l’Evènement» affiche les différents Tours et Missions.

Evénements complets

Par défaut, les Evénements complets sont masqués. Si vous souhaitez que les Evénements complets restent visibles dans le Portail d'assistance, vous pouvez activer cette case à cocher.

Evénements initialement en ligne

Cette case à cocher permet de définir à partir de quel moment les Evénements que vous créez sont visibles dans le Portail d'assistance. Si la case est désactivée, les Evénements nouvellement créés ou importés doivent d’abord être mis en ligne manuellement. Cela vous permet de modifier les Evénements après leur création sans qu’ils soient visibles en ligne.

Domaines

À partir de l’abonnement Expert, vous pouvez activer les Domaines ici. Les Domaines vous permettent de subdiviser votre Portail d'assistance, d’ajouter des Administrateurs de Domaine et d’attribuer des Fonctions/Groupes à différents Domaines. Dès que les Domaines sont activés et créés, chaque Evènement doit être attribué à un Domaine pour être visible en ligne.