Admin d’équipe
Les Admins d’équipe sont des Auxiliaires qui peuvent accepter et attribuer des Missions pour toute une équipe. Ils peuvent également gérer eux-mêmes leur équipe.
Admins d’équipe?
La fonction Admin d’équipe a été développée afin de réduire la charge de travail des administrateurs de l’organisation. Lorsque des Groupes, associations ou organisations externes mettent des Auxiliaires à disposition, la responsabilité de leurs Missions peut être déléguée aux Admins d’équipe. Ceux-ci peuvent accepter plusieurs Missions à la fois et attribuer les Auxiliaires par la suite.
Activation
En tant que fonction Expert, le mode Admin d’équipe doit d’abord être activé. Pour cela, rendez-vous sous «Organisation» - «Evénements & Missions». Sélectionnez «Admins d’équipe via l’administration». Juste en dessous, vous pouvez définir si les Admins d’équipe peuvent restituer leurs Missions et, le cas échéant, jusqu’à quand.
Nommer des Admins d’équipe
Les Admins d’équipe sont toujours nommés par des administrateurs. Accédez à la vue d’ensemble des Auxiliaires et recherchez la personne souhaitée. Sur la droite, vous trouverez un menu à trois points qui vous permet de modifier le statut de l’Auxiliaire. Sélectionnez «Admin d’équipe», puis enregistrez.
E-mails de rappel pour les membres de l’équipe
Les Auxiliaires d’équipe ne reçoivent AUCUN e-mail de confirmation automatique lorsqu’ils sont attribués. Vous pouvez toutefois définir s’ils doivent recevoir l’e-mail de rappel. Cette option doit être activée sous «Organisation» - «Communication avec les Auxiliaires».
Possibilités des Admins d’équipe (Portail d'assistance)
Les Admins d’équipe disposent d’options différentes de celles des Auxiliaires ordinaires dans le Portail d'assistance. Normalement, le nombre de personnes recherchées est affiché pour les Missions ouvertes. Pour les Admins d’équipe, cet affichage est remplacé par un champ de saisie prérempli avec le nombre de personnes recherchées pour chaque Fonction. Ils peuvent alors indiquer combien de Missions de cette Fonction ils souhaitent accepter. Les Admins d’équipe peuvent ainsi accepter simultanément plusieurs Missions par Tour/Evènement.
Les Missions acceptées sont affichées dans la navigation à gauche sous «Missions d’équipe». Vous pouvez ensuite attribuer les différentes Missions aux Auxiliaires d’équipe. Cliquez sur le bouton «Attribuer un Auxiliaire d’équipe» pour ouvrir une liste déroulante des personnes disponibles. Pour chaque personne, il est également indiqué si elle a déjà une autre Mission au même moment, ce qui permet d’éviter les «doubles réservations».
Avant de pouvoir être attribués à des Missions, les Auxiliaires d’équipe doivent d’abord être ajoutés sous «Mon équipe». Deux options sont disponibles:
- ajout manuel
- importation à l’aide du modèle d’importation
Les nouveaux Auxiliaires d’équipe sont automatiquement ajoutés à l’équipe. Ceux qui sont déjà enregistrés comme Auxiliaires auprès de votre organisation reçoivent un e-mail leur demandant de confirmer leur attribution à l’équipe.
Les Missions acceptées et attribuées par l’Admin d’équipe sont TOUJOURS créditées à l’Admin d’équipe, quel que soit l’Auxiliaire inscrit. Cela permet de garantir que toutes les heures sont comptabilisées au bon endroit.
Auxiliaires d’équipe
Dès que les Auxiliaires d’équipe ont été ajoutés par l’Admin d’équipe, ils apparaissent également dans la vue d’ensemble des Auxiliaires dans l’administration. Ils peuvent aussi se connecter comme Auxiliaires «ordinaires» et accepter eux-mêmes des Missions. Les Missions qu’ils acceptent de manière autonome leur sont directement créditées. Ils ne sont donc considérés comme Auxiliaires d’équipe que lorsqu’ils sont attribués par l’Admin d’équipe. Ainsi, les Auxiliaires qui ont dû confirmer leur attribution à l’équipe par e-mail peuvent continuer à accepter eux-mêmes des Missions comme auparavant.
Possibilités dans l’administration
En tant qu’administrateurs, vous pouvez également attribuer manuellement des Admins d’équipe. Dans la fenêtre de modification de la Mission, sélectionnez «Ajouter un Admin d’équipe». Vous pouvez ensuite sélectionner dans la liste déroulante l’Admin d’équipe auquel vous souhaitez attribuer la Mission. Vous pouvez également attribuer directement l’un des membres de l’équipe ajoutés par l’Admin d’équipe. Lors d’une attribution manuelle par un administrateur, vous pouvez choisir si l’Admin d’équipe doit être informé de l’attribution ou non, comme pour les Auxiliaires «ordinaires».
Retirer le statut d’Admin d’équipe
Si vous souhaitez qu’un Admin d’équipe redevienne un Auxiliaire ordinaire, suivez la même procédure que pour sa nomination en tant qu’Admin d’équipe. Si l’Admin d’équipe a encore des Missions réservées, vous pouvez choisir de les libérer ou de les transférer directement aux Auxiliaires attribués.
Identifier les Admins d’équipe
Les Admins d’équipe sont identifiés par une icône dans la vue d’ensemble des Auxiliaires. Cette icône est également affichée pour les Missions acceptées par l’Admin d’équipe, ce qui permet de voir immédiatement que la Mission a été acceptée par un Admin d’équipe.
