Communication avec les Auxiliaires
Sous Communication avec les Auxiliaires, vous pouvez configurer les paramètres de communication globaux de base.
Personne de contact
Nous vous recommandons de mettre au moins une adresse e-mail à la disposition de vos Auxiliaires pour leurs questions. Les informations que vous définissez ici sont affichées aux Auxiliaires dans le Portail d'assistance:
- Nom de la personne de contact
- Téléphone de la personne de contact
- E-mail de la personne de contact
- Site web de votre organisation
Langue par défaut
Vous pouvez choisir parmi quatre langues pour les e-mails automatisés envoyés par VOLAGIC. Seuls les contenus générés par le système sont traduits; les contenus que vous saisissez pour les Fonctions/Evénements sont toujours affichés tels que vous les avez saisis.
Texte d’introduction du Portail d'assistance
Vos Auxiliaires accèdent à leurs Missions via le Portail d'assistance. Pour les guider ou leur souhaiter la bienvenue, vous pouvez ajouter un texte d’introduction. Notre recommandation: écrivez autant que nécessaire, mais aussi peu que possible - les Auxiliaires doivent pouvoir accéder à leurs Missions aussi rapidement et facilement que possible. Nous avons créé un tutoriel du Portail d'assistance que vous pouvez intégrer ici sous forme de lien:
Accéder au tutoriel du Portail d'assistance
Texte d’introduction de l’e-mail de confirmation
VOLAGIC envoie automatiquement un e-mail de confirmation aux Auxiliaires dès qu’une Mission a été acceptée. Cet e-mail contient tous les détails de la Mission sélectionnée ainsi que les coordonnées de l’organisation. Vous pouvez ajouter ici un texte qui servira d’introduction à cet e-mail. Le texte que vous saisissez ici est utilisé dans tous les e-mails de confirmation; il n’est donc pas possible de rédiger des textes d’introduction différents pour chaque Evènement.
Jours avant la notification de l’Evènement
Vous pouvez définir ici combien de jours avant la Mission l’e-mail de rappel automatique est envoyé. Si vous ne souhaitez pas envoyer d’e-mail de rappel, vous pouvez également sélectionner cette option dans la liste déroulante.
Désactiver l’e-mail de confirmation
Si cette option est activée, le système n’envoie plus d’e-mails de confirmation. Il n’est pas possible d’envoyer ces e-mails ultérieurement; nous vous recommandons donc de ne pas désactiver leur envoi.
E-mail de rappel pour les membres de l’équipe
Cette option concerne uniquement les abonnements Expert pour lesquels le mode Admin d’équipe est activé. Vous définissez ici si les Auxiliaires auxquels des Missions ont été attribuées par des Admins d’équipe doivent recevoir le rappel automatique.
Texte d’introduction de l’e-mail de rappel
Comme pour l’e-mail de confirmation, vous pouvez également définir un texte d’introduction pour l’e-mail de rappel.
Envoi d’e-mails lors de l’attribution automatique
Si vous souhaitez attribuer automatiquement des Missions, vous pouvez définir ici si un e-mail de confirmation doit être envoyé pour les Missions attribuées de cette manière.
Envoi d’e-mails lors de l’attribution manuelle (par défaut)
En tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer des Missions manuellement. Vous pouvez choisir si les Auxiliaires doivent être informés de l’attribution que vous avez effectuée. Vous définissez ici le réglage par défaut, c’est-à-dire si la case «Notifier les Auxiliaires» est activée par défaut. Vous pouvez également modifier ce réglage pour chaque attribution.
