Importer des Evénements
Les Evénements peuvent être facilement importés à l’aide d’un fichier modèle.
Importation d’Evénements - Où?
En bas de la vue d’ensemble des Evénements, vous trouverez le bouton «Importer des Evénements». En cliquant dessus, vous accédez à la page d’importation.
Préparatifs
Pour pouvoir importer des Evénements, tous les contenus nécessaires doivent d’abord avoir été créés dans l’outil - comme pour l’importation des Auxiliaires.
Fonctions
Le fichier modèle contient toutes les Fonctions que vous avez déjà créées dans le système. Vous pouvez ensuite indiquer combien de personnes sont nécessaires pour chaque Fonction par Evènement/Tour.
Important: Si vous modifiez l’ordre des Fonctions dans l’outil, renommez des Fonctions ou en supprimez, vous devez télécharger à nouveau le fichier modèle avant l’importation. Le fichier modèle reprend l’ordre des Fonctions dans l’outil au moment du téléchargement. L’importation tient uniquement compte des colonnes et non des noms des Fonctions dans le fichier modèle - si les Fonctions sont modifiées et que vous utilisez un ancien fichier modèle, les contenus seront également décalés et vous risquez d’importer des Missions incorrectes.
Lieux
Comme pour les Fonctions, les Evénements ne peuvent avoir lieu que dans des Lieux qui ont déjà été créés dans le système. Dans le fichier d’importation, il est important d’écrire les Lieux exactement comme dans l’outil - sinon ils ne seront pas trouvés.
Abonnements Expert: Domaines
Il en va de même pour les Domaines que pour les Fonctions et les Lieux. Si des Domaines n’ont pas été créés dans le système ou si leur nom est écrit différemment, l’importation ne les trouvera pas et générera une erreur.
Fichier modèle
Vous pouvez exporter le fichier modèle au format XLSX ou ODS. Il est structuré comme suit:
- Colonne A: ID d’importation
- Colonne B: Nom de l’Evènement
- Colonne C: Nom du Tour
- Colonne D: Date de début
- Colonne E: Heure de début
- Colonne F: Date de fin
- Colonne G: Heure de fin
- Colonne H: Lieu
- Colonne I: Remarques sur l’Evènement
- Colonne J: Remarques sur le Tour
- À partir de la colonne K: Vos Fonctions
Pour les abonnements Expert avec les Domaines activés, tout est décalé d’une colonne, car la colonne «A» contient le nom du Domaine.
ID d’importation
L’ID d’importation vous permet d’importer des Evénements avec plusieurs Tours. Par défaut, l’importation traite chaque ligne comme un Evènement distinct. Toutefois, si l’ID d’importation et le nom de l’Evènement sont identiques sur plusieurs lignes (abonnements Expert: le Domaine doit également être identique), ces lignes sont regroupées et importées comme un seul Evènement.
La valeur saisie comme ID d’importation n’a pas d’importance - elle n’est affichée ni utilisée nulle part après l’importation. Elle sert uniquement au processus d’importation. Vous pouvez donc simplement utiliser un chiffre ou une lettre.
Nom du Tour
Le nom du Tour peut être renseigné, mais il n’est pas obligatoire. Si vous souhaitez importer des Evénements sans Tours, laissez simplement le nom du Tour vide.
Date / heure
Les mêmes règles que dans l’outil s’appliquent à l’importation. Les Evénements sur plusieurs jours (Evénements avec des Tours à différentes dates) ne sont donc disponibles qu’à partir de l’abonnement Pro. Si vous saisissez un nom de Tour, vous créez un Evènement avec Tours - que l’Evènement comporte plusieurs Tours ou un seul. La date et l’heure sont alors attribuées au Tour. Ce n’est que si vous laissez le nom du Tour vide que la date et l’heure sont directement attribuées à l’Evènement.
Fonctions
Une fois les champs système remplis comme souhaité, vous pouvez simplement saisir un nombre pour chaque Fonction afin de définir le nombre de Missions nécessaires pour cette Fonction.
Télécharger le fichier
Une fois le fichier d’importation complété, enregistrez-le. Vous pouvez ensuite le télécharger sous «Import File» dans l’outil et cliquer sur «Suivant». L’importation est alors préparée et le contenu du fichier d’importation vous est présenté pour vérification. Si le système détecte une erreur dans le fichier d’importation, la section «Importation préparée» indique combien de lignes sont prêtes à être importées et combien ont échoué. Pour identifier l’erreur, vérifiez le contenu affiché dans l’aperçu. IMPORTANT: L’aperçu dispose d’une barre de défilement horizontale - vérifiez toute la largeur de l’affichage. Les contenus erronés sont signalés en rouge et accompagnés d’un bouton d’information qui vous indique la nature de l’erreur.
Pour trouver plus facilement les erreurs, vous pouvez cocher la case «Uniquement les échecs».
Si votre fichier d’importation ne contient aucune erreur, vous pouvez lancer l’importation. Vous voyez alors une nouvelle fois tout ce qui a été importé et si certains éléments ont échoué. Les Evénements sont maintenant importés et visibles dans la vue d’ensemble des Evénements.
Page d’importation
En bas de la page d’importation, vous trouverez une vue d’ensemble des dernières importations. Les importations qui ont été préparées mais pas encore exécutées peuvent également être lancées ultérieurement à l’aide du bouton «Afficher».
Importations en ligne ou hors ligne
Les importations suivent la même règle que la création d’Evénements directement dans l’outil. Si vous avez désactivé «Evénements initialement en ligne» sous «Organisation» - «Evénements & Missions», les Evénements importés sont également créés hors ligne - vous pouvez alors les vérifier avant de les mettre manuellement en ligne.
Inconvénients par rapport à la création manuelle d’Evénements
Lors de l’importation d’Evénements, toutes les possibilités disponibles lors de la création d’Evénements directement dans l’outil ne sont pas prises en charge. Cela s’explique par le fait qu’un tableau ne peut pas représenter autant de niveaux que le processus de création d’Evénements dans l’outil. Les possibilités suivantes ne sont pas disponibles:
Horaires personnalisés
Si certaines Missions doivent avoir des horaires légèrement différents de ceux du Tour, cela ne peut pas être défini dans le fichier d’importation. Vous devrez donc modifier les Evénements en conséquence après l’importation.
Les Horaires personnalisés définis globalement pour la Fonction sont toutefois repris lors de l’importation!
Remarques sur les Missions
Les remarques concernant des Missions individuelles ne peuvent pas non plus être importées. Vous devrez également les ajouter ultérieurement dans l’Evènement.
