Centre de messagerie

À partir de l’abonnement Pro, vous pouvez utiliser le Centre de messagerie pour communiquer directement avec vos Auxiliaires depuis l’outil.

Notre Centre de messagerie vous permet de communiquer directement avec vos Auxiliaires depuis différents endroits de l’outil. Pour l’utiliser, vous devez disposer au minimum d’un abonnement Pro, mais il n’est pas nécessaire d’activer séparément le Centre de messagerie.

Centre de messagerie

Partout où vous pouvez rédiger des e-mails, vous retrouvez la même fenêtre de messagerie. Sa structure est toujours identique:

Liste des destinataires

Tout en haut, vous pouvez voir à qui l’e-mail sera envoyé et combien de personnes le recevront. Ces informations ne peuvent pas être modifiées, car elles dépendent de l’endroit depuis lequel vous avez ouvert le Centre de messagerie.

Auteur

La personne actuellement connectée est toujours indiquée ici. Cette information ne peut pas être modifiée. Elle permet de savoir qui a rédigé et envoyé chaque e-mail ou brouillon. Le nom de l’auteur n’est pas affiché aux Auxiliaires.

Expéditeur

Le nom de votre organisation est défini par défaut comme expéditeur, mais vous pouvez le modifier à tout moment. Il est recommandé d’utiliser un nom que vos Auxiliaires reconnaîtront facilement.

Répondre à

Par défaut, l’adresse e-mail de l’administrateur actuellement connecté est utilisée ici. Vous pouvez toutefois la modifier si nécessaire.

Objet et message

Ces deux champs fonctionnent comme lors de la rédaction d’un e-mail classique. Vous pouvez utiliser des options de mise en forme simples et insérer des liens. Les pièces jointes ne sont PAS prises en charge. Si vous souhaitez envoyer des fichiers, téléchargez-les ailleurs, par exemple via Swisstransfer,  puis insérez le lien correspondant dans l’e-mail.

Enregistrer comme brouillon

Vous pouvez envoyer votre e-mail directement ou l’enregistrer comme brouillon. Attention : tant qu’il n’a pas été envoyé, le brouillon ne se trouve pas dans l’onglet « Centre de messagerie », mais à l’endroit où vous avez initialement rédigé l’e-mail. Par exemple, le brouillon d’un e-mail destiné à tous les Auxiliaires se trouve sous «Auxiliaires» – «E-mail à tous» – «Brouillons».

E-mail à tous

En bas de la vue d’ensemble des Auxiliaires, vous trouverez le bouton «E-mail à tous». Vous pouvez y rédiger un e-mail qui sera envoyé à tous les Auxiliaires inscrits. Il n’est pas possible de sélectionner des Auxiliaires individuellement.

E-mail au Groupe

En bas de la vue détaillée du Groupe, vous trouverez le bouton «E-mail au Groupe». L’e-mail que vous rédigez ici est envoyé à tous les membres du Groupe sélectionné. Il n’est pas possible de sélectionner des Auxiliaires individuellement.

E-mail à la Fonction

L’e-mail que vous rédigez via «E-mail à la Fonction» dans le détail de la Fonction est envoyé à tous les Auxiliaires qui se sont inscrits à cette Fonction ou qui l’ont déjà effectuée.

E-mail à l’Evènement

Dans le détail de l’Evènement, vous trouverez le bouton «E-mail à l’Evènement». L’e-mail envoyé depuis cette section est transmis à tous les Auxiliaires inscrits à cet Evènement.

E-mail au Tour

Pour envoyer un e-mail à tous les Auxiliaires d’un Tour spécifique, ouvrez le détail du Tour et cliquez sur «E-mail au Tour».

Centre de messagerie dans APPAGIC

Dans la navigation, vous trouverez le lien «Centre de messagerie» (disponible à partir de l’abonnement Pro). Vous serez alors redirigé vers APPAGIC, où vous trouverez une vue d’ensemble de vos e-mails. Deux rubriques sont disponibles:

• Messages individuels
• Messages système

Messages individuels

Vous trouverez ici tous les e-mails envoyés à l’aide des boutons «E-mail à...». Pour chaque e-mail, vous pouvez voir le nombre de destinataires, l’administrateur qui l’a rédigé, son objet et la date d’envoi. En cliquant sur la liste des destinataires au début de la ligne, vous pouvez afficher toutes les personnes auxquelles l’e-mail a été envoyé. Vous pouvez également consulter le statut d’envoi pour chaque personne.

Les statuts suivants sont possibles:

Envoyé – L’e-mail a été envoyé et remis avec succès.

Refusé – L’e-mail n’a pas pu être envoyé à cette personne

Échec – L’e-mail ne peut pas être remis, car l’adresse e-mail n’existe pas.

Les e-mails qui n’ont pas été envoyés avec succès sont signalés par une icône d’information à côté de leur statut. Cliquez sur cette icône pour consulter les informations renvoyées par le serveur de messagerie.

En cliquant sur l’icône en forme d’œil à la fin de la ligne, vous pouvez consulter un résumé du contenu du message.

Messages système

Vous trouverez ici tous les e-mails envoyés automatiquement par VOLAGIC, notamment les confirmations de Mission, les rappels, les copies destinées aux administrateurs, etc. La liste fonctionne de la même manière que pour les messages individuels.