Portail d'assistance

Le Portail d'assistance est l’endroit où tes Auxiliaires peuvent trouver et accepter des Missions.

Vous trouverez le lien vers le Portail d'assistance en haut de l’administration, à côté du nom de votre organisation. Un clic sur «Portail d'assistance» ouvre le lien dans une nouvelle fenêtre. Le lien se présente comme suit :

portal.helfereinsatz.ch/nom-de-votre-organisation

Tu peux personnaliser le lien vers le Portail d'assistance dans les paramètres de ton organisation.

Évènements & Missions

Lorsque les Auxiliaires accèdent au Portail d'assistance, tous les Évènements en ligne leur sont affichés. Ils peuvent également voir combien de personnes sont encore recherchées pour chaque Fonction (nombre de Missions ouvertes).

Vue des Évènements

Vous pouvez configurer l’affichage des Évènements & Missions en fonction de vos besoins:

• afficher le nom de l’Évènement et toutes les Fonctions pour lesquelles des Auxiliaires sont recherchés dans les Évènements & Tours, ou
• afficher uniquement le nom de l’Évènement et le nombre de personnes recherchées dans la vue d’ensemble

La vue compacte des Évènements est particulièrement utile lorsque vous avez de nombreuses journées d’Évènement avec beaucoup de Fonctions différentes. Elle permet de rendre la liste plus claire. Les Auxiliaires sélectionnent d’abord un Évènement en fonction de son nom et de sa date, puis choisissent la Fonction correspondante dans la vue détaillée. Vous pouvez configurer cet affichage dans les paramètres de votre organisation sous «Évènements & Missions».

Recherche & filtres

Grâce à la recherche et aux filtres, les Auxiliaires peuvent trouver plus rapidement les Fonctions, Lieux ou dates souhaités et accéder facilement à la vue détaillée.

Détail de l’Évènement

La vue détaillée de l’Évènement affiche toutes les Fonctions et Missions d’un Évènement. Un Évènement peut être divisé en Tours et contenir les informations suivantes:

• Nom de l’Évènement, date, heure, remarque concernant l’Évènement
• Nom du Tour, date, heure, remarque concernant le Tour
• Toutes les Missions ouvertes. Le lien « Voir » permet aux Auxiliaires d’accéder au détail de la Mission et de l’accepter.
• Missions attribuées (selon les paramètres d’affichage des noms des Auxiliaires)

Détail de la Mission

La vue détaillée de la Fonction affiche toutes les informations pertinentes concernant la Fonction. Elle comprend:

• Nom de la Fonction
• Date & heure
• Lieu
• Remarques concernant la Fonction. Les descriptions peuvent être enregistrées de manière générale dans la Fonction ou spécifiquement dans une Mission si celle-ci nécessite des remarques particulières.
• Exigences de la Fonction
• Responsabilité (oui / non)
• Informations (PDF)

Accepter une Mission

Connexion / inscription

Pour accepter des Missions, les Auxiliaires doivent d’abord s’inscrire. Par défaut, une adresse e-mail, un nom et un prénom suffisent. Chaque organisation peut toutefois créer des champs supplémentaires afin de recueillir d’autres informations sur les Auxiliaires lors de l’inscription. Une adresse e-mail suffit pour se connecter, sauf si les Auxiliaires définissent eux-mêmes un mot de passe ou si l’organisation impose un mot de passe à tous les Auxiliaires.

Accepter une Mission

Les Auxiliaires peuvent accepter des Missions en cliquant sur le bouton « Accepter la Mission ». S’ils ne sont pas connectés, un message rouge s’affiche tout en haut (« Attention : Connecte-toi ou inscris-toi pour accepter cette Mission ! »).

Double opt-in

Vous pouvez décider si une Mission est considérée comme acceptée directement après la connexion ou si les Auxiliaires doivent confirmer une nouvelle fois la Mission. Ils reçoivent pour cela un lien de confirmation par e-mail (double opt-in).

Remarques

Dans certains cas, un message est affiché aux Auxiliaires avant qu’ils n’acceptent une Mission. Cela peut être le cas lorsque:

• Ils ont déjà accepté une autre Mission qui a lieu au même moment.
• La Mission peut être restituée jusqu’à X jour(s) avant l’Évènement (configurable dans les paramètres de l’organisation).
• La Mission ne peut plus être restituée.
• La personne est responsable de cette Fonction.
• La Mission ne correspond pas au Groupe de l’Auxiliaire.

Confirmation & rappel de Mission

Une fois qu’un Auxiliaire a accepté une Mission, il reçoit un e-mail de confirmation contenant toutes les informations pertinentes concernant la Mission. Il reçoit également un rappel X jours avant la Mission concernée. Sous « Organisation » – « Communication avec les Auxiliaires », vous pouvez définir des textes personnalisés pour les notifications de Mission ainsi que le moment de leur envoi.

Impossible d’accepter une Mission

Si vous avez limité l’acceptation de certaines Fonctions, les Auxiliaires appartenant à d’autres Groupes ne peuvent pas accepter ces Missions. En principe, ces Missions ne leur sont pas affichées, sauf s’ils passent à l’onglet « Toutes les Missions ». Elles y sont visibles, mais ne peuvent pas être acceptées. Un message indique que la Mission ne peut être acceptée que par des Auxiliaires appartenant à certains Groupes.

Si vous avez désactivé l’option « Les Auxiliaires peuvent s’inscrire eux-mêmes à cette Fonction » pour une Fonction, celle-ci reste accessible dans le Portail d'assistance de la manière décrite ci-dessus. Un message indique toutefois aux Auxiliaires qu’ils doivent contacter les responsables s’ils souhaitent accepter cette Fonction. Les responsables enregistrés sont alors affichés.

Restituer une Mission

Vous pouvez décider si les Auxiliaires sont autorisés ou non à restituer une Mission qu’ils ont déjà acceptée. Sous «Organisation – Évènements & Missions», deux options sont disponibles:

• la restitution d’une Mission n’est pas possible
• une Mission peut être restituée jusqu’à X jours avant l’Évènement

En règle générale, nous recommandons de ne pas autoriser la restitution des Missions. Si vous l’autorisez malgré tout, vous pouvez définir si les administrateurs doivent être avertis par e-mail lorsqu’une Mission est restituée («Organisation» – «Accès» – «Modifier le compte»).

Abonnements Expert: Domaines

Si vous disposez d’un abonnement Expert, vous pouvez activer les Domaines. Lorsque les Auxiliaires accèdent au Portail d'assistance, ils voient d’abord la sélection des Domaines et choisissent le Domaine dans lequel ils souhaitent rechercher des Missions. Ils peuvent ensuite changer de Domaine à tout moment à l’aide du sélecteur situé en haut à gauche.

Abonnements Expert : Admins d’équipe

Dans VOLAGIC, certaines personnes peuvent obtenir le statut d’Admin d’équipe. Elles peuvent accepter plusieurs Missions simultanément, par exemple pour un Groupe, une équipe ou un club. Les Admins d’équipe gèrent eux-mêmes les Missions acceptées et les répartissent entre les membres de leur équipe.

Modifier le profil de l’Auxiliaire

Les Auxiliaires peuvent modifier leurs données personnelles et définir un mot de passe facultatif dans leur profil. Une fois connectés, ils peuvent accéder à leur profil en cliquant sur leur nom en haut à droite. Pour modifier leurs données, un lien est envoyé à l’adresse e-mail enregistrée. Cela permet d’éviter toute modification non autorisée du profil. Les Auxiliaires qui ont protégé leur accès par un mot de passe peuvent modifier leurs données directement.

Protection par mot de passe

Le Portail d'assistance peut être protégé par un mot de passe général. Cette option est utile si vous souhaitez empêcher des personnes extérieures à votre organisation de consulter les informations relatives aux Évènements et aux Missions.

Vous pouvez également imposer l’utilisation d’un mot de passe individuel à chaque personne. Attention : vous définissez uniquement l’obligation d’utiliser un mot de passe ; le mot de passe lui-même doit être choisi par les Auxiliaires. Ils seront invités à le définir lors de leur première connexion.

Tutoriel pour les Auxiliaires

Le court tutoriel ci-dessous vous explique le fonctionnement du Portail d'assistance pour les Auxiliaires. Vous pouvez également envoyer cette vidéo à vos membres afin qu’ils puissent rapidement se familiariser avec son utilisation.

Autres tutoriels en lien avec le Portail d'assistance: