Évènements
C’est le cœur de VOLAGIC: vos Évènements. Vous trouverez ici toutes les informations à ce sujet.
Évènements?
Les Évènements dans VOLAGIC ne correspondent pas nécessairement à la définition habituelle d’un évènement. Un Évènement peut représenter un festival de musique de trois semaines, une soirée barbecue ou encore une journée complète de matchs à domicile. Les Évènements VOLAGIC vous permettent de structurer votre manifestation afin d’offrir la meilleure vue d’ensemble possible à vous-même et à vos Auxiliaires.
Optimisation pour les administrateurs ou pour les Auxiliaires?
VOLAGIC a été conçu pour simplifier autant que possible l’organisation et la coordination des Auxiliaires. L’objectif principal reste bien entendu que les Auxiliaires acceptent les Missions proposées. C’est pourquoi la structure et la clarté du Portail d'assistance sont tout aussi importantes que celles de l’administration.
Nous vous recommandons donc de toujours vérifier les deux points de vue. Lors de la configuration de vos Évènements, parcourez régulièrement le processus comme si vous étiez un Auxiliaire, de l’inscription jusqu’à l’acceptation d’une Mission. Vous pourrez ainsi vous assurer que ce que vous créez dans l’administration est également clair pour les Auxiliaires et qu’ils peuvent accéder rapidement et facilement à leurs Missions.
Structure dans VOLAGIC
Vous pouvez structurer vos manifestations sur trois niveaux.
1. Évènements
Comme indiqué précédemment, un Évènement dans VOLAGIC ne correspond pas forcément à l’ensemble de votre manifestation. Vous pouvez répartir une même manifestation sur plusieurs Évènements, par exemple par journée, par Lieu ou par domaine d’activité. Trois types d’Évènements sont disponibles:
- Évènement avec Tours
- Évènement sans Tours
- À partir de l’abonnement Pro : Évènement sur plusieurs jours avec Tours
2. Tours
Les Tours permettent de structurer davantage les Évènements. Ils peuvent être utilisés comme créneaux horaires (tour du matin, tour de l’après-midi, etc.), comme combinaisons de lieu et d’horaire (chapiteau – matinée) ou selon toute autre logique organisationnelle. Un Lieu peut également être attribué à chaque Tour.
3. Missions
Les Missions sont ce que les Auxiliaires acceptent réellement et pour lesquelles ils s’inscrivent. Une Mission est créée à partir d’une Fonction associée à une période donnée.
Abonnements Expert: Domaines
Les abonnements Expert peuvent également utiliser les Domaines comme niveau de structure supplémentaire au-dessus des Évènements. Une fois les Domaines activés, chaque Évènement doit être attribué à un Domaine. Vous pouvez ainsi avoir plusieurs Évènements à la même date appartenant à des Domaines différents.
Création d’Évènements
Avant de pouvoir créer des Évènements, des Fonctions doivent déjà être enregistrées. Une fois les Fonctions créées, vous pouvez commencer à créer des Évènements. Selon votre abonnement, le nombre d’Évènements et de Missions disponibles peut être limité ou illimité. Lors de la création d’un Évènement, vous choisissez d’abord le type d’Évènement, puis le système vous guide à travers les étapes suivantes.
FAQ
Les Evénements VOLAGIC constituent le niveau de «regroupement» le plus élevé pour les Missions. Si vous avez une manifestation qui ne dure qu’une journée, elle peut être planifiée dans un seul Evènement à l’aide de Tours et de Missions. Toutefois, il peut également être judicieux d’utiliser plusieurs Evénements pour une même journée - par exemple pour représenter différents secteurs ou des structures similaires.
Les Tours constituent le niveau intermédiaire de «regroupement» des Missions dans VOLAGIC. Vous pouvez structurer vos Evénements à l’aide de Tours afin que les activités qui ont lieu au même Lieu et au même moment soient clairement regroupées. Vous bénéficiez ainsi d’une vue d’ensemble optimale et pouvez voir à tout moment où et quand des Missions sont encore ouvertes.
Les Missions sont ce que vos Auxiliaires acceptent. Elles se composent d’une Fonction et d’une période.
