Conseils et astuces
Vous trouverez ici quelques conseils utiles pour travailler avec VOLAGIC et en tirer le meilleur parti.
Utiliser des emojis
Les emojis font partie de notre quotidien et sont omniprésents dans les e-mails, les messages mobiles et la publicité. Pour rendre les noms de vos Fonctions, Groupes et Evénements plus attrayants dans le Portail d'assistance, vous pouvez facilement les associer à des emojis. Voici quelques points à respecter:
- Utilisez les emojis uniquement en complément du texte. La description claire doit toujours être fournie par le texte.
- Dans l’idéal, utilisez un seul emoji par Fonction / Evènement / Groupe.
- Utilisez uniquement des emojis UTF-8.
Afin de garantir que les emojis s’affichent correctement sur tous les systèmes, nous vous recommandons d’utiliser exclusivement des emojis UTF-8. Vous trouverez facilement une liste des emojis disponibles à l’aide d’un moteur de recherche. Il vous suffit ensuite de copier les icônes et de les insérer dans VOLAGIC.
Adresses e-mail avec signe plus
Il arrive régulièrement que des personnes sans adresse e-mail doivent être ajoutées à VOLAGIC. Il peut s’agir, par exemple, d’un membre honoraire qui effectue encore occasionnellement des Missions pour le club ou des joueuses de l’équipe U11 qui tiennent le kiosque lors d’un match à domicile de l’équipe féminine.
Il existe plusieurs possibilités pour ajouter ces personnes au système. Notre recommandation: les adresses avec signe plus!
Que sont les adresses avec signe plus?
Si votre club dispose d’une adresse e-mail générale, vous pouvez l’utiliser pour ajouter d’autres personnes. Par exemple : info@votreclub.ch. En ajoutant un «+» et un complément de votre choix après «info», vous pouvez créer de « nouvelles » adresses e-mail.
info+stefan@[votreadressemail].ch
info+susi@[votreadressemail].ch
info+melanie@[votreadressemail].ch
Tous ces e-mails sont envoyés à info@[votreadressemail].ch ! Vous pouvez donc créer autant d’adresses que vous le souhaitez à partir d’une seule adresse e-mail. Cela présente plusieurs avantages. Si vous ajoutez plusieurs personnes avec la même adresse e-mail, elles apparaissent toutes comme choix lors de la connexion au Portail d'assistance. Les adresses avec signe plus permettent d’éviter ce problème, car chaque personne dispose de ses propres données de connexion. Dans l’exemple ci-dessus, Stefan, Susi et Melanie ont donc chacun leur propre connexion. Les e-mails de confirmation et de rappel sont toutefois tous envoyés à la même adresse : info@[votreadressemail].ch. Vous pouvez configurer votre messagerie afin de classer ces messages dans différents dossiers en fonction du complément ajouté après le «+».
Attention
Les adresses avec signe plus sont prises en charge par de nombreux fournisseurs de messagerie, mais pas par tous. Vous pouvez facilement vérifier si votre fournisseur les prend en charge en vous envoyant un e-mail à une adresse avec signe plus. Si l’e-mail arrive, cette fonctionnalité est prise en charge.
Vous trouverez un article détaillé sur le sujet chez Cyon.
Dons de gâteaux
Les gâteaux vendus lors de votre manifestation sont souvent préparés et offerts par des membres ou des personnes proches de votre organisation. Afin de pouvoir également organiser ces dons via VOLAGIC, nous vous présentons ici une méthode possible.
1. Fonction
Commencez par créer une Fonction pour le don de gâteaux. Nous vous recommandons de définir la valeur de la Fonction de manière à ce que la valeur souhaitée soit créditée par Mission. Si les gâteaux sont offerts sans contrepartie, vous pouvez également définir la valeur de la Fonction sur «0».
2. Evènement / Tour
Si vous disposez déjà d’un Evènement qui correspond aux dons de gâteaux en termes de thème et de calendrier, nous vous recommandons de créer un Tour supplémentaire. Vous pouvez le planifier à l’heure à laquelle les gâteaux doivent être livrés.
- Heure de livraison précise : vous pouvez créer un Tour d’une durée de «0». Pour cela, saisissez la même heure dans «jusqu’à» que dans «de».
- Période de livraison définie : si les gâteaux doivent être livrés entre 09:00 et 12:00, définissez la durée du Tour en conséquence.
Vous pouvez également créer un Evènement distinct pour les dons de gâteaux. Si vous avez besoin des gâteaux un seul jour, à une heure ou pendant une période précise, vous pouvez utiliser un Evènement sans Tours. Si vous avez différents « créneaux de livraison », créez un Evènement avec Tours. À partir de l’abonnement Pro, vous pouvez également répartir les livraisons sur plusieurs jours.
Vous pouvez utiliser les champs de remarques de l’Evènement ou du Tour pour fournir des informations plus précises, par exemple : « Apportez les gâteaux entre 09:00 et 12:00. » Vous pouvez également créer un Lieu et l’attribuer au Tour afin que les Auxiliaires voient directement où ils doivent déposer les gâteaux.
3. Missions
Si vous savez déjà combien de gâteaux vous avez besoin, créez le nombre correspondant de Missions avec la Fonction «Don de gâteaux». Si vous souhaitez laisser le nombre de gâteaux ouvert, créez simplement un grand nombre de Missions.
IMPORTANT: les Missions liées aux dons de gâteaux sont également prises en compte dans les statistiques et peuvent fausser les résultats!
4. Informations sur les gâteaux (si nécessaire)
Pour savoir quels gâteaux seront apportés, vous devez utiliser une solution alternative.
- Créez un document public en ligne, par exemple avec Google Sheets ou Google Docs.
- Envoyez un e-mail aux Auxiliaires de l’Evènement ou du Tour concerné (le Tour dans lequel vous avez publié les dons de gâteaux) et ajoutez le lien vers votre document public.
- Demandez aux Auxiliaires d’indiquer dans ce document quel gâteau ils apporteront.
Vous pouvez ainsi organiser les dons de gâteaux tout en sachant quels gâteaux seront apportés.
Facultatif : définir les gâteaux
Si vous savez exactement quels gâteaux vous souhaitez, vous pouvez créer les Fonctions correspondantes. La liste des Fonctions sera certes plus longue, mais vous pourrez ainsi indiquer précisément à vos Auxiliaires ce dont vous avez besoin.
