Evènement avec Tours

Les Tours vous permettent de structurer vos Evénements.

Quand utiliser des Evénements avec Tours?

Les Evénements avec Tours conviennent à tous les Evénements qui durent plus de quelques heures et pour lesquels les activités se déroulent dans différents Lieux et/ou à différents horaires. Les Tours vous permettent de structurer l’Evènement par Lieu de la Mission, par horaire de la Mission ou selon les deux critères. Cela vous offre, ainsi qu’à vos Auxiliaires, une meilleure vue d’ensemble.

Création d’un Evènement

Avant de pouvoir créer un nouvel Evènement, des Fonctions doivent déjà avoir été créées. Une fois que c’est le cas, vous pouvez cliquer sur le bouton «Nouvel Evènement» dans la vue d’ensemble des Evénements. Si le bouton est grisé alors que vous avez des Fonctions dans le système, votre quota est probablement épuisé (uniquement possible avec les abonnements Free et Light). Vous devez alors supprimer des Evénements passés ou d’autres Evénements avant de pouvoir en créer de nouveaux.

Processus de création

Lorsque vous créez un nouvel Evènement, la première étape consiste à sélectionner le type d’Evènement. Sélectionnez «Evènement avec Tours». Cliquez dessus pour passer à l’étape suivante.

Définissez maintenant le nom de l’Evènement et, si nécessaire, ajoutez des remarques relatives à l’Evènement. Ces remarques sont affichées à tous les Auxiliaires qui acceptent des Missions dans cet Evènement, aussi bien dans le Portail d'assistance que dans les e-mails de confirmation et de rappel.

Les abonnements Expert pour lesquels les Domaines sont activés doivent également attribuer ici l’Evènement à un Domaine.

Vous pouvez ensuite commencer à créer le premier Tour. Important: Tours ≠ Missions! Les Tours sont des créneaux horaires durant lesquels plusieurs Missions ont lieu.
Saisissez le nom du premier Tour, la date de début ainsi que les heures de début et de fin. Il est possible de planifier des Tours au-delà de minuit en définissant une heure de fin antérieure à l’heure de début. Le système définit alors automatiquement la date de fin au jour suivant la date de début.

Le Lieu est facultatif et peut être sélectionné si vous avez créé des Lieux.

Enfin, vous pouvez ajouter des remarques. Il s’agit de remarques relatives au Tour. Elles sont affichées à tous les Auxiliaires qui acceptent des Missions dans ce Tour, aussi bien dans le Portail d'assistance que dans les e-mails de confirmation et de rappel.

Ajouter des Missions

Une fois les informations principales de l’Evènement et du Tour saisies et enregistrées, vous accédez au formulaire des Missions. Vous y voyez toutes les Fonctions enregistrées dans le système. Pour les Fonctions dont vous avez besoin pour cet Evènement, saisissez le nombre de personnes recherchées. Vous pouvez laisser à 0 les Fonctions dont vous n’avez pas besoin. La durée des Missions correspond toujours à la durée du Tour! Une fois que vous enregistrez, l’Evènement est créé avec son premier Tour. Selon les paramètres définis sous «Organisation» - «Evénements & Missions», l’Evènement est immédiatement en ligne dans le Portail d'assistance ou reste hors ligne. Vous pouvez maintenant créer d’autres Tours ou copier le Tour déjà créé.

Abonnements Expert avec Domaines actifs: Le formulaire des Missions affiche toutes les Fonctions qui ne sont attribuées à aucun Domaine ou qui sont attribuées au Domaine sélectionné pour l’Evènement. Les Fonctions attribuées à d’autres Domaines ne sont pas affichées ici, ce qui permet de rendre le formulaire des Missions plus clair.

Horaires personnalisés

Vous pouvez définir des horaires personnalisés pour certaines Missions. Cela est utile, par exemple, si des personnes occupant des postes clés doivent arriver un peu plus tôt afin de préparer certaines choses. De manière générale, nous recommandons d’utiliser des horaires personnalisés uniquement lorsqu’ils sont réellement nécessaires. Si vous avez de nombreuses Missions qui se déroulent à des horaires différents, nous vous recommandons de les répartir entre différents Tours.

IMPORTANT: Les horaires personnalisés sont toujours définis par rapport à l’horaire de l’Evènement. Cela signifie que si vous modifiez l’horaire de l’Evènement, les horaires des Missions pour lesquelles un horaire personnalisé a été défini seront également modifiés en conséquence!