Rapports

Les Rapports vous permettent d’exporter de nombreuses informations du système. Vous pouvez télécharger les Rapports sous forme de fichiers Excel et les modifier selon vos besoins. Si vous prévoyez de réinitialiser des Evénements ou de supprimer des éléments du système, nous vous recommandons vivement d’exporter les Rapports au préalable, car ni la réinitialisation ni la suppression de contenus ne peuvent être annulées.

Avant de décrire les différents Rapports, voici la signification des valeurs affichées dans les colonnes:

• Planifié : indique le nombre de Missions auxquelles une personne s’est inscrite. Ces Missions auront donc lieu dans le futur.
• OK : indique les Missions qui ont été effectuées correctement. Ailleurs, nous utilisons également le terme «présent». Ces Missions ont déjà eu lieu.
• NOK : signifie NON OK. Autrement dit, ces Missions n’ont pas été effectuées correctement. Nous utilisons également le terme «absent». Ce chiffre concerne lui aussi des Missions qui ont déjà eu lieu. Important : notre système considère automatiquement qu’une Mission a été effectuée correctement. Si une personne ne s’est pas présentée, vous devez vous assurer que les responsables ou les administrateurs définissent son statut sur «absent».

Les Valeurs de la mission sont souvent affichées dans les Rapports. Elles apparaissent dans les Rapports telles que vous les avez définies sous «Organisation» – «Evénements & Missions».

Tous les Rapports peuvent être mis en forme sous forme de tableaux dans Excel afin d’utiliser les fonctions de filtrage et d’afficher exactement les données que vous recherchez.

Groupes

Ce Rapport indique quels Auxiliaires appartiennent à quels Groupes et dans quelle mesure ils ont déjà apporté leur aide. Il peut par exemple servir à informer les responsables de Groupe (p. ex. les entraîneurs d’un club sportif) de la contribution déjà fournie par chaque personne de leurs Groupes (p. ex. équipes). Si une personne appartient à plusieurs Groupes, elle apparaît dans chacun d’eux. Un même Auxiliaire peut donc figurer plusieurs fois dans le Rapport, sous différents Groupes.

Auxiliaires

Le Rapport Auxiliaires répertorie tous les Auxiliaires. Il est utile si vous souhaitez obtenir une vue d’ensemble de toutes les personnes. Par rapport au Rapport Groupes, il présente l’avantage que chaque personne n’apparaît qu’une seule fois, tout en affichant l’ensemble de ses Groupes. Vous pouvez ainsi voir si une personne appartient à plusieurs Groupes. Dans ce cas, tous les Groupes sont indiqués dans la colonne «Groupes».

Auxiliaires: Objectif non atteint

Si vous imposez à vos Auxiliaires un certain nombre de Missions à effectuer, ce Rapport vous aide à identifier les personnes qui n’ont pas atteint leur Objectif. Seules les personnes dont l’Objectif n’a pas été atteint sont affichées. Ce Rapport suppose que les Objectifs ont été correctement définis. Si votre club impose en fin de saison une amende aux Auxiliaires qui n’ont pas atteint leur Objectif, il s’agit du Rapport approprié.

Evénements

Le Rapport Evénements répertorie tous les Evénements avec les Auxiliaires nécessaires. L’Evènement le plus ancien est affiché en premier. Si vous ne souhaitez pas inclure les Evénements passés, limitez la période en conséquence. Toutes les Missions de chaque Evènement sont affichées. Ce Rapport est utile pour savoir quelles Missions ont déjà été acceptées, par qui, et où des Auxiliaires sont encore nécessaires. Il peut également être utile si vous souhaitez imprimer des Planifications des missions pour votre Evènement. Notez que l’Evènement dispose également de la fonction «Planification des missions», qui génère directement un PDF.

Résumé des Evénements

Le Rapport Résumé des Evénements n’affiche pas les différentes Missions, mais uniquement le nombre de Missions que vous avez publiées et le nombre de Missions attribuées. Si vous utilisez les « Missions » comme unité de calcul, les colonnes I et J peuvent sembler quelque peu déroutantes, car elles contiennent généralement les mêmes valeurs que les colonnes G et H. Cela s’explique par le fait qu’une Mission est toujours créditée comme 1 Mission. Il en va autrement si vous effectuez par exemple le calcul en heures. Dans ce cas, les colonnes G et H continuent d’indiquer le nombre de Missions, tandis que les colonnes I et J affichent les heures correspondantes.

Ce Rapport est utile si vous souhaitez obtenir une vue d’ensemble du nombre de Missions dont vous avez besoin sans vous intéresser aux Missions individuelles.

Résumé des Tours

Le Rapport Résumé des Tours fournit les mêmes informations que le Résumé des Evénements, mais présente chaque Tour séparément. Ce Rapport est utile si vos Evénements comportent plusieurs Tours et que vous souhaitez voir comment les Missions sont réparties entre les différents Tours. Le même principe s’applique ici : les colonnes H et I sont identiques aux colonnes J et K si vous effectuez le calcul en Missions et que chaque Mission est créditée comme 1 Mission.

Missions

Ce Rapport répertorie chaque Mission de chaque Auxiliaire. Il est utile si vous souhaitez vérifier quand et où les Missions de chaque personne sont prévues.

Missions par Groupes

Ce Rapport est similaire au Rapport «Missions», à la différence que les Auxiliaires y sont regroupés par Groupe. Il s’agit donc du Rapport approprié si vous souhaitez transmettre aux responsables de Groupe les informations relatives à toutes les Missions de leurs membres. Par exemple, un entraîneur peut avoir besoin de savoir quand ses joueurs et joueuses doivent effectuer leurs différentes Missions.

Missions ouvertes

Ce Rapport affiche uniquement les Missions futures encore ouvertes. Il n’est pas utile de générer ce Rapport pour une période passée, car il sera toujours vide. Son objectif est de vous fournir un fichier Excel répertoriant toutes les Missions encore ouvertes.

Résumé des Fonctions

Ce Rapport est similaire au Résumé des Evénements. Il est idéal pour voir combien de Missions ont été publiées et déjà réservées pour chaque Fonction. Ici aussi, les colonnes E et F sont identiques aux colonnes G et H si vous effectuez le calcul en Missions et que chaque Mission est créditée comme 1 Mission. Ce Rapport indique également quels Groupes peuvent effectuer quelles Fonctions et si une Fonction a été définie comme responsable.

Entrées du journal

Chaque action, qu’elle soit effectuée dans l’administration ou dans le Portail d'assistance, est enregistrée. Ce Rapport fournit un récapitulatif de ces actions.